Krajowy System e-Faktur w skrócie KSeF

W ramach postępu cyfryzacji systemu podatkowego od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane w ramach systemu teleinformatycznego, czyli Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Początkowo system ten był dobrowolny co miało pozwolić podatnikom na przyzwyczajenie się do tego narzędzia i przygotowania systemów i procesów wewnętrznych. Od 1 lipca 2024 r. KSeF będzie obowiązkowy dla części podatników.

Poniżej prezentujemy wybrane zagadnienia dotyczące KSeF i związane z tym zmiany w ustawie o podatku od towarów i usług („Ustawa VAT”). Warto podkreślić, że przepisy dotyczące KSeF były wprowadzane etapowo, tj. początkowo ustawą z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r., poz. 2076), a następnie ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2023 r., poz.1598).

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Krajowy System e-Faktur jest ogólnopolską platformą teleinformatyczną pozwalającą na wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych.
W przeciwieństwie do faktur elektronicznych, które najczęściej są w formacie PDF, faktury w systemie KSeF mają format XML. Faktury ustrukturyzowane będzie można wystawiać z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów lub przy użyciu programów komercyjnych.

Poza wystawianiem, przesyłaniem i otrzymywaniem faktur ustrukturyzowanych KSeF posiada również funkcje ich przechowywania, oznaczania numerem identyfikującym przydzielonym przez ten system oraz weryfikowania zgodności z określonym wzorem takiej faktury. Numer KSeF to unikalny numer każdej faktury wystawionej w systemie, różny od numeru nadanego przez podatnika.
Zgodnie z art. 106na Ustawy VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Co istotne nie jest możliwe dołączanie do faktur ustrukturyzowanych załączników. Natomiast istnieje możliwość zawarcia w treści faktury stosownego linka do takiej dokumentacji.

Faktury proforma a Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Tzw. „faktura proforma” nie jest fakturą w rozumieniu Ustawy VAT. Zatem wystawianie takich dokumentów nie jest przewidziane w KSeF.

Jak długo przechowywane są faktury?

Zgodnie z art. 112aa Ustawy VAT faktury w systemie KSeF są przechowywane przez 10 lat.

Jakie są korzyści z wdrożenia KSeF?

Wdrożenie KSeF może mieć wymierne korzyści dla podatników, do których należą m.in.

• podstawowy termin zwrotu VAT skrócony z 60 do 40 dni;
• uproszczenia w wystawianiu i rozliczaniu faktur korygujących in minus;
• wyłączenie z raportowania w JPK_FA i JPK_VAT RR;
• brak konieczności wystawiania duplikatu faktur – nie ma możliwość zagubienia lub zniszczenia e-faktury.

Dodatkowo, system KSeF może powodować istotne korzyści biznesowe takie jak usprawnienie obrotu gospodarczego przez wprowadzenie jednego standardu e-faktury czy oszczędności związane z brakiem obowiązku przechowywania tych dokumentów.

Co z fakturami papierowymi?

Warto podkreślić, że wprowadzenie KSeF nie oznacza, że znikną całkowicie faktury papierowe. Na podstawie art. 106ga Ustawy VAT z tego systemu zostaną wyłączone m.in.:

• faktury konsumenckie (tzw. B2C);
• bilety, które uznawane są za faktury w tym paragony na autostradach płatnych,
• faktury przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski,
• faktury wystawiane w ramach OSS i IOSS.

Kiedy Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie obowiązkowy?

Obecnie przedsiębiorcy mają możliwość dobrowolnego wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem. Od 1 lipca 2024 r. system ten będzie obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT.

Z kolei od 1 stycznia 2025 r. KSeF będzie obowiązkowy dla podatników zwolnionych przedmiotowo i podmiotowo z VAT.

Niniejsze podsumowanie ma charakter ogólny. W przypadku zainteresowania poszczególnymi zagadnieniami prosimy o kontakt.