e-Doręczenia, czyli nowy obowiązek dla spółek

W ramach upowszechniania elektronicznych form komunikacji już wkrótce zostaną wprowadzone e-doręczenia, które będą miały bardzo istotne znaczenie dla sposobu w jaki sposób podmioty komunikują się z organami administracji publicznej.

Podstawą prawna wdrożenia e-Doręczenia jest ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Ustawa ta, choć obowiązuje już od prawie trzech lat, przewidywała dość specyficzne okresy wejścia w życie. Dlatego też przepisy istotne z punktu widzenia e-Doręczeń w dużej mierze wejdą w życie dopiero pod koniec 2023 r.

Czym jest e-Doręczenie?

E-doręczenie to nowy system, która będzie stanowić elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, czyli będzie pod względem prawnym równoważny z tradycyjną przesyłką pocztową. W założeniu, ma ona usprawnić system wymiany korespondencji pomiędzy organami publicznymi a przedsiębiorcami. Docelowo wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy i przedstawiciele zawodów zaufania publicznego (np. adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi) będą miały obowiązek mieć adres do doręczeń elektronicznych i prowadzić korespondencję za pośrednictwem e-Doręczeń.

Kiedy przedsiębiorca musi mieć skrzynkę do e-Doręczeń?

W dniu 29 maja 2023 r., Minister Cyfryzacji ogłosił, że 10 grudnia 2023 r. zostaną wdrożone rozwiązania techniczne, które umożliwią e-doręczenia (Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r. w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym).

Powyższy komunikat oznacza, że znane są już terminy wejścia w życie obowiązku posiadania skrzynki do e-Doręczeń. Termin, od którego należy posiadać taką skrzynkę, zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG albo KRS:

• firmy, które zarejestrują działalność po 10 grudnia 2023 roku (KRS) oraz od 1 stycznia 2024 roku (CEIDG), będą zakładać skrzynki do e-Doręczeń przy okazji rejestracji firm;
• firmy, które powstały przed tymi datami, muszą złożyć wniosek o założenie skrzynki do e-Doręczeń w określonym terminie: firmy z rejestru KRS do 10 marca 2024 roku, firmy z rejestru CEIDG – do 30 września 2026 roku.

Jak uzyskać adres do doręczeń elektronicznych (ADE)?

Przedsiębiorca z KRS może wybrać, czy chce mieć adres do e-Doręczeń powiązany z publiczną czy kwalifikowaną (komercyjną) usługą.

Obecnie adres do e-Doręczeń powiązany z publiczną usługą oraz przyporządkowaną do niego skrzynką doręczeń można uzyskać, składając wniosek on-line.

Adres do e-Doręczeń powinien być wpisany do bazy adresów elektronicznych (BAE), czyli to publicznego rejestru prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji, w którym są adresy do e-Doręczeń podmiotów publicznych oraz obywateli i przedsiębiorców. Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji nadanej przez podmioty publiczne na ten adres.

Jeśli podmiot chce mieć adres u publicznego dostawcy nie musi oddzielnie wnioskować o wpis do BAE – wystarczy aktywowanie adresu, a wpis do BAE nastąpi automatycznie. W przypadku jednak adresu założonego u niepublicznego dostawcy – aby został dodany do BAE konieczny jest wniosek przedsiębiorcy.

Wpis do BAE nie wyłącza możliwości kierowania przez podmiot niepubliczny do podmiotu publicznego pism w postaci papierowej. Wpis do BAE stanowi czynność materialno-techniczną, a więc w sprawie nie jest wydawany żaden akt administracyjny, np. decyzja.

Niniejsze podsumowanie ma charakter ogólny. W przypadku zainteresowania poszczególnymi zagadnieniami prosimy o kontakt.