Wydatki na współpracowników a koszty podatkowe

Polskie przepisy pozwalają nawiązać współpracę z osobami fizycznymi na podstawie różnych umów. Mogą to być umowy o pracę ale również umowy o współpracę zawierane w ramach działalności gospodarczej prowadzonej przez daną osobę (tzw. umowy B2B). Warto jednak pamiętać, że finansowanie określonych świadczeń współpracownikom, na zasadach analogicznych lub podobnych do pracowników, nie oznacza automatycznie, że wydatki takie mogą stanowić koszt podatkowy podatnika.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych („Ustawa CIT”) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Zgodnie z powyższym przepisem, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Przepisy Ustawy CIT jednak nie wskazują precyzyjnie czy wydatki ponoszone przez podatników na współpracowników (osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych, w tym B2B) mogą stanowić koszt podatkowy. Dlatego też każdorazowo należy przeanalizować czy dany wydatek spełnia powyższe kryteria.

Szkolenia i podróże współpracowników

Organy podatkowe generalnie pozytywnie podchodzą do wydatków ponoszonych przez podatników na szkolenia oraz podróże współpracowników.
W kontekście finansowania lub zwrotu kosztów podróży związanych z wykonywanym zleceniem dla kontrahenta organy uznają, że jeżeli obowiązek ich ponoszenia wynika z zawartych umów ze współpracownikami mogą one stanowić koszt podatkowy podatnika.

Podobnie wygląda sytuacja w zakresie szkoleń. W sytuacji gdy szkolenia podnoszą kwalifikacje współpracowników, które są przez nich wykorzystywane do wykonywania zadań na rzecz podatnika, niezależnie czy są to kompetencje miękkie (np. szkolenie z zakresu efektywnej komunikacji, zarządzania sobą w czasie, negocjacji w biznesie, wystąpień publicznych i autoprezentacji) czy też szkolenia branżowe organy akceptują, że pozostają one w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, nie znajdują się również w grupie wydatków wskazanych w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT i w konsekwencji mogą stanowić koszt uzyskania przychodów.

Stanowisko takie można odnaleźć m.in. w zakresie szkoleń w interpretacji z 21 listopada 2022 r. (sygn.. 0114-KDIP2-2.4010.53.2022.3.AP), a w zakresie podróży w interpretacji z 7 lipca 2023 r. (sygn.. 0111-KDIB1-1.4010.232.2023.2.KM).

Wyjazdy integracyjne

Niestety nie do wszystkich wydatków organy podatkowe podchodzą przychylnie. W ostatnim okresie organy zaostrzyły swoje stanowisko w zakresie wydatków związanych z wyjazdami integracyjnymi, w których uczestniczą nie tylko pracownicy ale również osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych.

Organy uznają, że wydatki w części dotyczącej współpracowników stanowią wydatki na reprezentację, a ich głównym celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku przedsiębiorcy wobec osób trzecich, niebędących pracownikami podatnika. Zatem wydatki takie powinny zostać wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 Ustawy CIT. Zgodnie z tym przepisem do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wydatków kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Stanowisko takie odnaleźć można m.in. w interpretacji z 1 grudnia 2022 r. (sygn. 0111-KDIB1-1.4010.611.2022.3.BS). Analogicznie organy potraktowały udział współpracowników w jubileuszu spółki (interpretacja z 22 czerwca 2023 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.233.2023.1.AND). W jednej z najnowszych interpretacji organy omówiły również podatnikowi zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków poniesionych na dofinansowanie posiłków w zakresie dotyczącym współpracowników (interpretacja z 23 czerwca 2023 r., sygn. 0111-KDIB2-1.4010.116.2023.2.BJ).

Co istotne we wszystkich powyższych przypadkach organy pozwoliły zaliczyć wydatki do kosztów uzyskania przychodów w zakresie pracowników zatrudnionych na podstawie umów o pracę.

Powyższe różne podejście organów, w zależności od rodzaju wydatku, powoduje, że podatnicy muszą każdorazowo dokładnie rozważyć jakie świadczenia finansują współpracownikom i jakie to ma skutki podatkowe.

Niniejsze podsumowanie ma charakter ogólny. W przypadku zainteresowania poszczególnymi zagadnieniami prosimy o kontakt.