Strata wynikająca z kradzieży a koszty podatkowe

Przedsiębiorcy często muszą mierzyć się ze stratami wynikającymi z kradzieży towarów. Powstaje wówczas pytanie czy wartość skradzionego majątku może stanowić koszt uzyskania przychodów i co należy zrobić aby uprawdopodobnić taką stratę.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych („Ustawa CIT”)nie regulują wprost zasad postępowania w przypadku stwierdzenia braków towarów lub pieniędzy, w szczególności nie zawierają regulacji pozwalających na zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów strat powstałych na skutek kradzieży pieniędzy należących do podatnika.

W tej sytuacji należy się w pierwszej kolejności odwołać do ogólnych zasad regulujących kwestię kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 15 ust. 1 Ustawy CIT. Zgodnie z tym przepisem kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Wśród kosztów wymienionych w tzw. negatywnym katalogu ujętym w tymże przepisie, nie wyszczególniono strat w środkach obrotowych. Oznacza to, iż co do zasady straty te, jako związane z prowadzoną działalnością, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. Jednakże każda strata, wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego, bądź pośredniego, związku z przychodem i racjonalności działania dla osiągnięcia konkretnego przychodu.

Praktyka organów podatkowych

Jak podkreśla się w interpretacjach organów podatkowych zaliczenie strat w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów powinno być więc oceniane z punktu widzenia zasady wynikającej z przepisu art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, z uwzględnieniem:

• całokształtu prowadzonej przez podatnika działalności,
• okoliczności, które spowodowały powstanie straty,
• formy udokumentowania straty,
• podjętych przez podatnika działań zabezpieczających (tak np. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 20 lutego 2023 r.).

Strata jednak powinna być zdarzeniem losowym, niezależnym od woli podatnika powstałym zarówno w wyniku działań sił przyrody, jak i działań innego człowieka, powodującym ubytek i szkodę pod warunkiem, że podatnik nie przyczynia się w jakiś sposób do powstania tej szkody lub nie ułatwia jej powstania.

Jakiekolwiek zawinienie ze strony podatnika poprzez niezachowanie staranności wymaganej w danych warunkach, niedopełnienie obowiązków ciążących na podatniku w celu uniknięcia szkody, uniemożliwia przyjęcie, że powstała szkoda stanowi stratę o charakterze losowym.

Dla celów podatkowych przyjmuje się, że tylko stratę powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot można uznać za zdarzenie, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów.

Dokumentowanie kradzieży

Aby zaliczyć poniesioną stratę do kosztów uzyskania przychodów, niezbędne jest spełnienie warunku formalnego, tj. właściwe udokumentowanie poniesionego kosztu. Właściwym dokumentem na okoliczność powstałej straty jest protokół dotyczący straty, który powinien określać rodzaj szkody materialnej, jej ilość, wartość, przyczynę jej powstania, podpisy osób uprawnionych oraz datę. Zaistnienie szkody powinno być uprawdopodobnione przez właściwe organy, np. policję (umorzenie dochodzenia), instytucję ubezpieczeniową.

Przykładowo wraz z uzyskaniem postanowienia prokuratora o umorzeniu postępowania, podatnik ma już pewność co do definitywności straty i możliwe będzie stwierdzenie, że strata nie powstała w wyniku zaniedbań lub nieprzestrzegania przepisów prawa przez podatnika i ma charakter nieodwracalny. Postępowanie przygotowawcze zakończone zgodnie z odpowiednimi przepisami prawa daje asumpt do twierdzenia, iż nie odnalezienie skradzionych dóbr ma charakter trwały, a poczynione przez organy ścigania środki w celu wykrycia sprawców przestępstwa, ustalenia okoliczności faktycznych składających się na jego penalizowany opis nie przyniosły rezultatów w zakresie odzyskania skradzionego mienia (tak też interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 8 sierpnia 2024 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.308.2024.1.AND).

Niniejsze podsumowanie ma charakter ogólny. W przypadku zainteresowania poszczególnymi zagadnieniami prosimy o kontakt.