Coraz więcej przedsiębiorców korzysta dziś ze współpracy z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą (B2B) lub wykonującymi usługi na podstawie umów cywilnoprawnych, np. umowy zlecenia. W praktyce współpraca ta często obejmuje nie tylko wynagrodzenie za usługi. Obejmuje także różne dodatkowe wydatki ponoszone przez spółkę – np. szkolenia, kursy czy certyfikacje.
W związku z tym pojawia się istotne zagadnienie podatkowe: szkolenia dla współpracowników a koszty uzyskania przychodów. Powstaje zatem pytanie, spółka może zaliczyć wydatki na szkolenia takich współpracowników do kosztów uzyskania przychodów w podatku CIT.
Ogólna definicja kosztów podatkowych
Punktem wyjścia jest ogólna definicja kosztów uzyskania przychodów zawarta w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych („Ustawa CIT”). Zgodnie z tym przepisem podatnik ponosi koszty w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Wyjątek stanowią wydatków wskazanych w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT.
Definicja ta ma charakter ogólny. Oznacza to, że każdy wydatek należy analizować indywidualnie, biorąc pod uwagę jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz wpływu na osiąganie przychodów.
W praktyce przyjmuje się, że aby wydatek mógł zostać uznany za koszt podatkowy, powinien spełniać kilka podstawowych warunków, w szczególności:
- podatnik musi go ponieść,
- mieć charakter definitywny (nie może zostać podatnikowi zwrócony),
- pozostawać w związku z działalnością gospodarczą,
- służyć uzyskaniu przychodu lub zabezpieczeniu jego źródła,
- być właściwie udokumentowany.
Czy wydatki na szkolenia są wyłączone z kosztów?
W praktyce organy podatkowe coraz częściej potwierdzają możliwość zaliczenia wydatków na szkolenia współpracowników do kosztów uzyskania przychodów. Jest to możliwe, o ile istnieje wyraźny związek z działalnością gospodarczą spółki.
Przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 16 grudnia 2025 r. (sygn. 0111-KDIB1-2.4010.530.2025.1.BD), organ uznał, że wydatki na szkolenia podwykonawców mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. W sprawie tej spółka finansowała szkolenia dla podwykonawców prowadzących działalność gospodarczą. Szkolenia dotyczyły m.in. bezpieczeństwa pracy oraz specjalistycznej wiedzy niezbędnej do realizacji projektów. Organ podatkowy wskazał, że jeżeli posiadanie odpowiednich kwalifikacji przez podwykonawców jest niezbędne do realizacji kontraktów oraz osiągania przychodów przez spółkę. Wówczas wydatki na takie szkolenia mogą stanowić koszty podatkowe.
Z kolei w interpretacji z 19 listopada 2025 r. (sygn. 0111-KDWB.4010.126.2025.2.AW) Dyrektor KIS potwierdził, że spółka może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki na specjalistyczne szkolenia oraz kursy branżowe, które stanowią narzędzie rozwoju, dzięki któremu współpracownicy mogą zdobywać nowe kwalifikacje, doskonalić posiadane umiejętności i poszerzać wiedzę w określonych dziedzinach. Szkolenia takie obejmowały m.in. kursy z certyfikacją, praktyczne warsztaty czy zajęcia wykorzystujące nowoczesne technologie.
W pozytywnych interpretacjach organy podatkowe przede wszystkim wskazują, że aby zaliczyć wydatek do kosztów podatkowych, szkolenia muszą łączyć się z działalnością spółki. Ich celem powinno być podniesienie kwalifikacji potrzebnych do realizacji projektów.
Wątpliwości w orzecznictwie
Jednocześnie warto zauważyć, że organy podatkowe nie zawsze oceniają tę kwestię jednoznacznie. W niektórych sprawach sądy administracyjne wskazywały, że finansowanie szkoleń osób niebędących pracownikami może budzić wątpliwości, szczególnie gdy wydatek przynosi przede wszystkim korzyść samemu współpracownikowi, a związek z przychodem spółki jest jedynie pośredni. Przykładowo Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 11 czerwca 2025 r. (sygn. II FSK 1203/22) uznał, że ponoszenie przez podatnika wydatków związanych ze szkoleniem współpracowników nie stanowi kosztu w rozumieniu art. 15 ust. 1 Ustawy CIT.
Jak wynika z powyższych interpretacji podatkowych i orzeczeń sądowych wydatki na szkolenia osób współpracujących ze spółką na podstawie umów zlecenia lub w modelu B2B mogą – w określonych sytuacjach – stanowić koszty uzyskania przychodów w CIT. Każdorazowo konieczna jest jednak indywidualna analiza konkretnego wydatku oraz jego związku z działalnością gospodarczą podatnika. To właśnie ten związek decyduje o możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
Jeśli masz wątpliwości, czy Twoja firma może zaliczyć wydatki na szkolenia współpracowników do kosztów uzyskania przychodów, skontaktuj się z nami – Doradztwo biznesowe – JB Solutions
Powyższe podsumowanie ma charakter ogólny i dotyczy przepisów aktualnych na dzień publikacji artykułu. Jeśli masz pytania lub potrzebujesz wsparcia w konkretnej sprawie – skorzystaj z formularza kontaktowego.
