Dokonywanie płatności na rzecz zagranicznych kontrahentów wiąże się dla polskich podmiotów z szeregiem obowiązków podatkowych. W wielu przypadkach konieczne jest pobranie podatku u źródła (WHT), np. od odsetek, należności licencyjnych czy usług niematerialnych. Jednocześnie zastosowanie odpowiedniej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania może pozwolić na obniżenie stawki podatku albo nawet całkowite niepobranie podatku u źródła.
W praktyce zastosowanie preferencji wynikających z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania wymaga jednak spełnienia określonych warunków formalnych. Najważniejszym z nich jest posiadanie certyfikatu rezydencji podatkowej kontrahenta.
W ostatnich latach coraz częściej pojawia się pytanie, czy tzw. zbiorowe certyfikaty rezydencji, wystawiane np. dla wspólników podmiotów transparentnych podatkowo, spełniają definicję certyfikatu rezydencji z przepisów podatkowych. Organy podatkowe coraz wyraźniej odpowiadają na to pytanie twierdząco.
Certyfikat rezydencji jako warunek zastosowania UPO
Zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych („Ustawa CIT”), zastosowanie stawki podatku wynikającej z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania albo niepobranie podatku zgodnie z taką umową jest możliwe pod warunkiem udokumentowania siedziby podatnika certyfikatem rezydencji.
Analogiczne zasady przewiduje również ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z art. 29 ust. 2 tejże ustawy, zastosowanie preferencji wynikających z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania wymaga udokumentowania miejsca zamieszkania podatnika certyfikatem rezydencji.
Brak certyfikatu co do zasady oznacza konieczność poboru podatku według stawek krajowych, nawet jeżeli kontrahent rzeczywiście jest rezydentem państwa, z którym Polska zawarła umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania. W praktyce dokument ten jest więc jednym z podstawowych elementów procedury WHT.
Czym jest certyfikat rezydencji?
Definicja certyfikatu rezydencji została zawarta w art. 4a pkt 12 Ustawy CIT. Zgodnie z tym przepisem certyfikat rezydencji to:
„zaświadczenie o miejscu siedziby podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika”.
Analogiczna definicja znajduje się również w art. 5a pkt 21 Ustawy PIT, który odnosi się do miejsca zamieszkania podatnika dla celów podatkowych.
Przepisy nie określają jednak szczegółowej formy takiego dokumentu, w szczególności nie wskazują m.in.:
- konkretnego wzoru certyfikatu,
- obowiązku wystawienia go wyłącznie dla jednego podatnika,
- szczególnej formy językowej czy technicznej.
W praktyce zagraniczne organy podatkowe mogą więc wydawać dokumenty potwierdzające rezydencję podatkową wielu podmiotów jednocześnie. To właśnie tzw. zbiorowe certyfikaty rezydencji.
Zbiorowe certyfikat rezydencji – na czym polega problem?
Przez wiele lat część płatników miała wątpliwości, czy taki dokument spełnia definicję certyfikatu rezydencji w rozumieniu polskich przepisów podatkowych. Problem wynikał przede wszystkim z tego, że dokument nie dotyczył jednego podatnika, lecz wielu podmiotów lub osób wskazanych w jednym zaświadczeniu. Obecnie linia interpretacyjna organów podatkowych jest jednak coraz bardziej jednolita i korzystna dla podatników.
Organy podatkowe potwierdzają ważność zbiorowych certyfikatów
W interpretacji indywidualnej z 16 października 2024 r. (sygn. 0114-KDIP2-1.4010.455.2024.2.JF) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że zbiorowe certyfikaty rezydencji mogą stanowić certyfikat rezydencji w rozumieniu Ustawy CIT. Organ wskazał, że o formie certyfikatu decydują przepisy państwa, które go wydaje. Jeżeli zgodnie z lokalnymi regulacjami możliwe jest wydanie dokumentu obejmującego więcej niż jednego podatnika, polskie organy powinny taki dokument zaakceptować.
Podobne stanowisko zostało potwierdzone również w interpretacji z 20 maja 2025 r. (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.282.2025.1.NM). Organ podkreślił, że nie ma podstaw w polskich przepisach, aby odmawiać mocy dokumentowi tylko dlatego, że obejmuje kilku podatników jednocześnie.
W interpretacjach tych organy wyraźnie wskazały, że przepisy polskiego prawa podatkowego nie wymagają, aby certyfikat rezydencji dotyczył wyłącznie jednego podatnika. To korzystne podejście dla podmiotów współpracujących z zagranicznymi kontrahentami, gdyż akceptacja zbiorowych certyfikatów znacząco upraszcza rozliczenia podatku u źródła.
Powyższe podsumowanie ma charakter ogólny i dotyczy przepisów aktualnych na dzień publikacji artykułu. Jeśli masz pytania lub potrzebujesz wsparcia w konkretnej sprawie – skorzystaj z formularza kontaktowego.
