Członkowie zarządu odpowiadają za prowadzenie spraw spółki i jej reprezentowanie. W praktyce oznacza to, że podpisują umowy w imieniu spółki i zarządzają jej działalnością. Jednocześnie bardzo często sami stają się drugą stroną tych umów – zawierają ze spółką kontrakty menedżerskie, umowy o pracę czy inne umowy cywilnoprawne. W takich sytuacjach szczególnego znaczenia nabierają zasady zawierania umów z członkami zarządu spółki. W tym kontekście pojawia się kluczowe pytanie: kto właściwie reprezentuje spółkę w takiej sytuacji?
Ogólne zasady reprezentacji spółki
Zasadą jest, że spółkę kapitałową reprezentuje zarząd. W spółce z o.o. wynika to z art. 201 i 205 Kodeksu spółek handlowych („KSH”), a w spółce akcyjnej z art. 373 KSH. W przypadku zarządu wieloosobowego sposób reprezentacji określa umowa spółki lub statut, a w braku takich postanowień wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo członka zarządu z prokurentem.
Te reguły działają w relacjach „zewnętrznych”, czyli gdy spółka zawiera umowy z innymi podmiotami. Jednak w przypadku umów z członkami zarządu ustawodawca wprowadził wyjątek od tej zasady.
Dlaczego potrzebne są szczególne regulacje?
W relacji spółka – członek zarządu istnieje ryzyko konfliktu interesów. Dlatego przepisy KSH przyjmują podejście prewencyjne – wyłączają zarząd jako organ z reprezentowania spółki w takich sytuacjach. Co istotne, nie chodzi tylko o „zakaz zawierania umowy z samym sobą”, ale o całkowite wyłączenie całego zarządu z tej czynności.
Regulacja ta ma charakter bezwzględnie obowiązujący i nie może być zmieniona ani ograniczona w umowie spółki.
Umowy zawierane z członkiem zarządu spółki z o.o.
W odniesieniu do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością kluczowe znaczenie ma art. 210 § 1 KSH. Zgodnie z nim w umowach (oraz sporach) między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje:
- rada nadzorcza, albo
- pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.
Przepis ten ma bardzo szeroki zakres. Dotyczy wszystkich umów zawieranych z członkiem zarządu – nie tylko tych związanych z pełnioną funkcją, ale także np. sprzedaży, najmu czy pożyczki. Wystarczy, że członek zarządu występuje jako strona umowy.
Jeżeli w spółce funkcjonuje rada nadzorcza, może ona reprezentować spółkę w relacjach z członkiem zarządu. W praktyce oznacza to, że rada jako organ powinna podjąć uchwałę określającą warunki umowy. Samo podpisanie dokumentu może zostać powierzone jednemu z jej członków, ale ma to charakter techniczny – nie może zastępować decyzji całej rady. W orzecznictwie podkreśla się, że nie jest dopuszczalne „przeniesienie” kompetencji rady na jednego jej członka. Takie działanie może prowadzić do nieważności umowy.
Drugim rozwiązaniem jest ustanowienie pełnomocnika przez zgromadzenie wspólników. Pełnomocnik jest powoływany uchwałą i może być umocowany:
- do zawarcia konkretnej umowy albo
- szerzej – do reprezentowania spółki w określonym rodzaju spraw.
Co istotne, ustawodawca nie wskazuje, kto może być pełnomocnikiem. W praktyce może to być wspólnik, doradca, a nawet – w określonych sytuacjach – inny członek zarządu. Kluczowe jest to, że działa on na podstawie uchwały wspólników, a nie jako organ spółki.
Co gdy spółka ma jednego wspólnika?
Jeszcze inaczej uregulowana jest sytuacja gdy członkiem zarządu jest jedyny wspólnik spółki.
W takim przypadku, czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. O każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Wymogu zachowania formy aktu notarialnego, nie stosuje się do czynności prawnej dokonywanej przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym.
Spółka akcyjna – podobny mechanizm
W spółce akcyjnej obowiązuje analogiczna zasada. Zgodnie z art. 379 § 1 KSH w umowach z członkami zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą walnego zgromadzenia.
Różnica polega na tym, że w spółce akcyjnej rada nadzorcza jest obowiązkowa, więc w praktyce to ona zawsze pełni tę funkcję. Sens regulacji pozostaje jednak taki sam – wyłączenie zarządu w sytuacji potencjalnego konfliktu interesów
Konsekwencje nieprawidłowej reprezentacji
Naruszenie zasad dotyczących reprezentacji spółki ma bardzo poważne skutki. Przede wszystkim prowadzi do bezwzględnej nieważności umowy. Oznacza to, że umowa od początku nie wywołuje skutków prawnych.
Co więcej, takiej wadliwości co do zasady nie można „naprawić” późniejszym działaniem. Może to prowadzić do sporów, problemów podatkowych oraz ryzyk po stronie członków zarządu i samej spółki.
W niektórych sytuacjach orzecznictwo dopuszcza powstanie stosunku prawnego w sposób dorozumiany (np. w przypadku stosunku pracy), ale wymaga to spełnienia dodatkowych warunków i nie eliminuje ryzyka.
Każdy przypadek warto jednak oceniać indywidualnie, z uwzględnieniem konkretnych okoliczności i struktury danej spółki – w razie pytań zapraszamy do kontaktu: Kontakt | Skontaktuj się z nami i uzyskaj pomoc! – JB Solutions
Powyższe podsumowanie ma charakter ogólny i dotyczy przepisów aktualnych na dzień publikacji artykułu. Jeśli masz pytania lub potrzebujesz wsparcia w konkretnej sprawie – skorzystaj z formularza kontaktowego.
