Niełatwe jest życie pracodawców. Z faktu zatrudniania pracowników wynika obowiązek prowadzenia przez firmę rzetelnej dokumentacji kadrowo-płacowej. Na audyt kadrowo-płacowy składają się m.in. akta osobowe osób zatrudnionych, szkolenia BHP, ewidencja urlopów i nieobecności chorobowych, czas pracy, lista płac, zgłoszenia do ZUS, a także wszelkie rozliczenia, w tym podatkowe. Dokumentacja ta podlega kontroli przez wiele instytucji państwowych (PIP, Urząd Skarbowy, ZUS, Straż Graniczna, UODO, Sanepid). Wszelkie, nawet najmniejsze nieprawidłowości w tym obszarze mogą zainicjować ciąg poważnych konsekwencji prawnych oraz finansowych. Co zrobić, aby ich uniknąć?
Czy audyt kadrowo-płacowy warto outsourcingować?
Warto poddać procedury kadrowo-płacowe zewnętrznej, niezależnej weryfikacji. Kompleksowy audyt kadrowo-płacowy wykonany przez ekspertów pozwoli wyeliminować możliwe błędy oraz zoptymalizować procedury związane z obsługą pracowników. To także możliwość wprowadzenia stosownych korekt przed ewentualną kontrolą ze strony urzędów.
Zlecenie na audyt kadrowo-płacowy może pochodzić z każdego przedsiębiorstwa zatrudniającego pracowników, bądź zleceniobiorców. Kontrola taka jest rekomendowana również dużym podmiotom gospodarczym, nawet jeśli te dysponują własnym działem kadrowo-płacowym. W niektórych przypadkach jedynie obiektywna, zewnętrzna weryfikacja pozwoli prawidłowo ocenić sposób prowadzenia dokumentacji, jak i politykę kadrową firmy. Podsumowaniem audytu jest pisemny raport wraz z wnioskami i rekomendacjami oraz wzorami dokumentów.
Po co audyt kadrowo-płacowy?
Audyt pozwoli wskazać i wyeliminować nieprawidłowości w dokumentacji kadrowej, jak również w procedurach związanych z obsługą kadrowo-płacową pracowników. Ponadto zweryfikuje zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym, określi obecną kondycję firmy w obszarze kadr i płac oraz zasugeruje ewentualne modyfikacje. Pozwolą one usprawnić obsługę kadrową i płacową zatrudnionych w firmie osób oraz finalnie obniżą koszty zatrudnienia. Audyt tak ważnego dla przedsiębiorstwa obszaru warto powierzyć doświadczonemu zespołowi.
Niniejsze podsumowanie ma charakter ogólny. Stan prawny aktualny na dzień publikacji artykułu. W przypadku zainteresowania poszczególnymi zagadnieniami prosimy o kontakt.
