Przedsiębiorcy, którzy chcą pozostać atrakcyjni na rynku, muszą stale podnosić swoje kwalifikacje. Dotyczy to zarówno wiedzy branżowej, jak i umiejętności językowych, menedżerskich czy technicznych. Szkolenia, kursy i studia podyplomowe często wiążą się jednak z istotnymi wydatkami. Powstaje więc praktyczne pytanie – czy szkolenie przedsiębiorcy w kosztach podatkowych jest możliwe i czy tego rodzaju wydatek można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
Wydatki na szkolenia a koszty podatkowe
Podstawowa zasada dotycząca kosztów uzyskania przychodów wynika z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych („Ustawa PIT”). Zgodnie z tym przepisem przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów wydatki, które poniósł w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła. Jednocześnie wydatek nie może znajdować się w katalogu kosztów wyłączonych na podstawie art. 23 Ustawy PIT.
Przepisy nie wyłączają wprost z kosztów wydatków na szkolenia przedsiębiorcy. Nie oznacza to jednak, że każdy kurs można automatycznie rozliczyć podatkowo. Kluczowy jest związek szkolenia z prowadzoną działalnością gospodarczą. Przedsiębiorca powinien być w stanie wykazać, że zdobyta wiedza lub umiejętności są potrzebne przy wykonywaniu usług, pozyskiwaniu klientów, rozwijaniu działalności albo zabezpieczeniu źródła przychodów.
W praktyce istotne jest również odróżnienie wydatków zawodowych od wydatków o charakterze osobistym. Im bardziej szkolenie jest związane z konkretną branżą lub zakresem usług przedsiębiorcy, tym łatwiej uzasadnić jego zaliczenie do kosztów podatkowych.
Kursy językowe mogą być kosztem
Dobrym przykładem są kursy językowe. Organy podatkowe akceptują takie wydatki, jeżeli znajomość języka jest rzeczywiście wykorzystywana w działalności.
W interpretacji z 17 lipca 2024 r. (sygn. 0114-KDWP.4011.108.2024.1.JCH) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził możliwość zaliczenia do kosztów wydatków na naukę języka angielskiego, w tym angielskiego prawniczego i biznesowego. Podatniczka świadczyła usługi doradztwa podatkowego na rzecz zagranicznych klientów. Język angielski był przez nią wykorzystywany przy sporządzaniu analiz, opinii oraz korespondencji.
Podobnie w interpretacji z 29 stycznia 2025 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.943.2024.1.MM) Dyrektor KIS zaakceptował wydatki na kurs języka angielskiego oraz materiały dydaktyczne u przedsiębiorcy zajmującego się pośrednictwem kredytowym i ubezpieczeniowym. Część jego klientów stanowili obcokrajowcy, a niewystarczająca znajomość języka utrudniała obsługę klientów i mogła prowadzić do utraty przychodów.
Nie tylko standardowe szkolenia
Kosztem mogą być również bardziej specjalistyczne i nietypowe formy kształcenia. W interpretacji z 11 lipca 2023 r. (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.356.2023.4.HJ) Dyrektor KIS zgodził się na rozliczenie wydatków na szkolenia potrzebne do uzyskania kwalifikacji pilota zawodowego. Podatnik rozszerzał działalność gospodarczą o usługi lotnicze. Szkolenia CPL, ATPL, MEP, IR/ME, MCC i JOC były potrzebne do uzyskania uprawnień pozwalających na świadczenie takich usług. Organ uznał więc, że wydatki mają związek z przychodami z działalności.
Pozytywne interpretacje dotyczą także studiów MBA. W interpretacji z 12 czerwca 2026 r. (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.317.2026.2.AS) Dyrektor KIS potwierdził możliwość rozliczenia wydatków na studia podyplomowe MBA przez wspólnika spółki cywilnej. Program obejmował m.in. prowadzenie działalności, marketing, reklamę, negocjacje oraz zdobywanie klientów. Zdaniem organu taka wiedza mogła być wykorzystywana przy prowadzeniu i rozwijaniu firmy.
Wydatki osobiste czy firmowe?
Nie każde zdobywanie nowych umiejętności będzie jednak kosztem. Dobrze pokazuje to interpretacja z 15 stycznia 2026 r. (sygn. 0115-KDIT3.4011.870.2025.4.DP).
Dyrektor KIS zaakceptował w niej wydatki przedsiębiorcy na kursy języków wykorzystywanych przy współpracy z zagranicznymi kontrahentami. Języki były potrzebne podczas rozmów z klientami, negocjacji, przygotowywania ofert i dokumentacji oraz przy działaniach marketingowych.
Jednocześnie organ odmówił zaliczenia do kosztów wydatków na kurs prawa jazdy kategorii B oraz egzamin państwowy. Przedsiębiorca wskazywał, że samochód będzie wykorzystywany m.in. do spotkań z klientami oraz przewożenia sprzętu. Zdaniem Dyrektora KIS uzyskanie podstawowego prawa jazdy ma jednak charakter osobisty. Sam fakt, że dana umiejętność może ułatwiać prowadzenie firmy, nie przesądza więc jeszcze o możliwości rozliczenia wydatku.
W praktyce przedsiębiorca powinien potrafić wykazać biznesowy cel szkolenia. Pomocne mogą być program szkolenia, jego zakres tematyczny, informacje o obsługiwanych klientach lub projektach, a także dokumenty pokazujące, że zdobyte kwalifikacje są rzeczywiście wykorzystywane w działalności.
Masz wątpliwości dotyczące rozliczania wydatków w działalności gospodarczej? Skontaktuj się z nami.
Powyższe podsumowanie ma charakter ogólny i dotyczy przepisów aktualnych na dzień publikacji artykułu. Jeśli masz pytania lub potrzebujesz wsparcia w konkretnej sprawie – skorzystaj z formularza kontaktowego.
