Coraz częściej pracodawcy udostępniają pracownikom samochody. Dla jednych są one narzędziem niezbędnym do wykonywania pracy. Dla innych stanowią również atrakcyjny benefit pracowniczy. Możliwość korzystania z samochodu służbowego może być istotnym elementem pakietu wynagrodzenia. Wraz z takim benefitem pojawia się jednak pytanie podatkowe. Czy pracownik uzyskuje przychód z tytułu korzystania z samochodu służbowego?
Samochód służbowy a przychód pracownika
Punktem wyjścia jest art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych („Ustawa PIT”). Zgodnie z tym przepisem przychodem ze stosunku pracy są nie tylko wypłaty pieniężne, lecz także wartość świadczeń w naturze oraz innych nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń.
Nie każde korzystanie z samochodu powoduje jednak powstanie przychodu. Kluczowe jest rozróżnienie pomiędzy wykorzystaniem auta do celów służbowych a wykorzystaniem go do celów prywatnych.
Jeżeli pracownik korzysta z samochodu wyłącznie w celu wykonywania obowiązków, co do zasady nie uzyskuje przychodu. Auto jest wówczas narzędziem pracy. Dotyczy to np. dojazdów do klientów, spotkań służbowych czy przewożenia sprzętu. Koszty paliwa i eksploatacji ponoszone przez pracodawcę nie stanowią w takim przypadku prywatnego benefitu.
Inaczej jest, gdy pracownik może korzystać z auta również prywatnie. Wówczas zastosowanie znajdują szczególne zasady określone w art. 12 ust. 2a–2c Ustawy PIT.
Ile wynosi ryczałt za prywatne korzystanie z auta?
Zgodnie z art. 12 ust. 2a Ustawy PIT wartość nieodpłatnego świadczenia ustala się ryczałtowo. Obecnie wysokość ryczałtu zależy od mocy silnika oraz rodzaju napędu, a nie od pojemności silnika, jak przed 2022 r. i wynosi:
- 250 zł miesięcznie – dla samochodów o mocy silnika do 60 kW oraz pojazdów elektrycznych i napędzanych wodorem.
- 400 zł miesięcznie – dla pozostałych samochodów.
W przypadku samochodów elektrycznych i wodorowych limit mocy 60 kW nie ma zastosowania. Samochody hybrydowe nie są natomiast traktowane jak pojazdy w pełni elektryczne. W ich przypadku należy ustalić właściwą moc silnika.
Powyższe kwoty stanowią wartość przychodu, którą pracodawca dolicza do pozostałych przychodów pracownika. Od łącznej kwoty oblicza się zaliczkę na PIT według zasad właściwych dla wynagrodzenia ze stosunku pracy.
Jeżeli samochód jest wykorzystywany prywatnie tylko przez część miesiąca, Ustawa PIT przewiduje rozliczenie proporcjonalne. Za każdy dzień przyjmuje się 1/30 miesięcznego ryczałtu. Przykładowo, gdy pracownik korzysta z samochodu objętego ryczałtem 400 zł przez 15 dni, wartość przychodu wyniesie 200 zł.
Możliwa jest również sytuacja, w której pracownik płaci pracodawcy za możliwość prywatnego korzystania z auta. Zgodnie z art. 12 ust. 2c Ustawy PIT przychodem jest wówczas różnica pomiędzy wartością ryczałtu a odpłatnością ponoszoną przez pracownika. Jeżeli ryczałt wynosi 400 zł, a pracownik płaci 150 zł miesięcznie, przychód wyniesie 250 zł.
Czy paliwo i ubezpieczenie są objęte ryczałtem?
Najwięcej wątpliwości dotyczy tego, czy ryczałt obejmuje wyłącznie samo udostępnienie samochodu, czy również koszty jego użytkowania.
Zgodnie z utrwalonym podejściem ryczałt obejmuje typowe koszty utrzymania i eksploatacji pojazdu ponoszone przez pracodawcę. Dotyczy to w szczególności paliwa, ubezpieczenia, wymiany opon, bieżących napraw oraz okresowych przeglądów. Stanowisko to zostało potwierdzone przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 27 maja 2024 r. (sygn. 0112-KDIL2-1.4011.287.2024.2.MKA).
W konsekwencji, jeżeli pracodawca finansuje paliwo zużywane podczas jazd prywatnych, co do zasady nie należy doliczać jego wartości do przychodu ponad kwotę 250 zł lub 400 zł. Analogiczne podejście dotyczy energii elektrycznej wykorzystywanej do ładowania samochodu elektrycznego.
Paliwo podczas urlopu i dłuższej nieobecności
Ciekawą kwestię rozstrzyga interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 24 lipca 2026 r. (sygn. 0114-KDIP2-2.4011.75.2026.3.ASK).
Spółka udostępniała pracownikom samochody do celów prywatnych. Rozważała zmianę zasad, aby finansować paliwo lub energię również podczas dłuższych nieobecności, np. urlopu wypoczynkowego, urlopu macierzyńskiego czy choroby. Finansowanie miało odbywać się bez limitów ilościowych.
Dyrektor KIS uznał stanowisko spółki za prawidłowe. Potwierdził, że wartość paliwa lub energii finansowanych przez pracodawcę również w takich okresach mieści się w ryczałcie z art. 12 ust. 2a Ustawy PIT. Nie ma więc obowiązku doliczania dodatkowego przychodu ponad kwotę 250 zł lub 400 zł.
Samo korzystanie z auta podczas urlopu nie powoduje zatem konieczności odrębnego opodatkowania paliwa. Istotne jest jednak, aby pracownik rzeczywiście miał prawo do prywatnego używania samochodu w tym okresie.
Jeśli masz pytania dotyczące rozliczania samochodu służbowego lub opodatkowania świadczeń pracowniczych – zapraszamy do kontaktu.
Powyższe podsumowanie ma charakter ogólny i dotyczy przepisów aktualnych na dzień publikacji artykułu. Jeśli masz pytania lub potrzebujesz wsparcia w konkretnej sprawie – skorzystaj z formularza kontaktowego.
