Sprawozdanie finansowe – dokumenty towarzyszące

Dostałeś plik XML od księgowej/ego i co dalej? Po przygotowaniu sprawozdania finansowego w formie XML nadchodzi kolejny etap, czyli przygotowanie dokumentacji towarzyszącej. W skład takiej dokumentacji wchodzi protokół zgromadzenia wspólników wraz z uchwałami oraz sprawozdanie z działalności zarządu.

Protokół zgromadzenia wspólników jest niczym innym jak raportem ze spotkania, w którym odnotowujemy miejsce, datę oraz agendę spotkania. W agendzie należy uwzględnić sprawdzenie obecności, stwierdzenie prawidłowości zwołania zgromadzenia, wybór przewodniczącego, zatwierdzenie porządku obrad oraz podjęcie kolejnych uchwał.

1. Uchwała w sprawie zatwierdzenia sprawozdania z działalności – zgromadzenie wspólników, działając na podstawie umowy spółki, analizuje sprawozdanie i zatwierdza je, podejmując uchwałę.
2. Uchwała w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego – zgromadzenie wspólników, analizując rachunek zysków i strat oraz bilans, zatwierdza sprawozdanie finansowe.
3. Uchwała w sprawie podziału zysku lub pokryciu straty – wspólnicy w uchwale ustanawiają, co należy zrobić z wypracowanym zyskiem lub stratą. Zysk można przeznaczyć na zwiększenie kapitału zapasowego bądź zakładowego, na wypłatę dywidendy lub pokrycie straty z lat ubiegłych, natomiast strata spółki może pozostać do rozliczenia z zysku z lat przyszłych lub może być rozliczona od razu, za pomocą dopłat wniesionych przez wspólników, niepodzielonych zysków z lat ubiegłych lub ze środków pochodzących z kapitału zapasowego lub rezerwowego spółki.
4. Uchwała w sprawie udzielenia absolutorium – wspólnicy po przeanalizowaniu działalności członków zarządu udzielają im absolutorium, jednocześnie dając poparcie i akceptację ich działań.

Sprawozdanie z działalności zarządu to, krótko mówiąc, podsumowanie tego, co działo się w spółce przez cały rok. Zawartość sprawozdania z działalności zarządu jest sprecyzowana w art. 49 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Przykładowe informacje zawarte w sprawozdaniu z działalności to:

1. Informacje ogólne.
2. Przedmiot działalności, przyjęte założenia oraz zatrudnienie.
3. Przewidywany rozwój Spółki.
4. Aktualna i przewidywana sytuacja finansowa w Spółce.
5. Nabycie udziałów (akcji) własnych.
6. Oddziały (zakłady) posiadane przez jednostkę.
7. Instrumenty finansowe.

Po przygotowaniu niezbędnej dokumentacji składamy wniosek o zgłoszenie sprawozdania finansowego, załączając:

• roczne sprawozdanie finansowe w pliku XML,
• uchwałę o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego,
• uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty,
• sprawozdanie z działalności.

Aby prawidłowo złożyć wniosek, należy uprzednio tę dokumentację podpisać, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej za pomocą profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Ostatnim krokiem będzie wgranie wszystkich plików do eKRS oraz podpisanie wysyłki dokumentów przez członków zarządu zgodnie z reprezentacją – również za pomocą profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w sporządzeniu dokumentacji towarzyszącej, skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci w jej przygotowaniu, a dodatkowo możemy także pomóc Ci wgrać ją do eKRS.

Niniejsze podsumowanie ma charakter ogólny. Stan prawny aktualny na dzień publikacji artykułu. W przypadku zainteresowania poszczególnymi zagadnieniami prosimy o kontakt.