Pełna księgowość – co to jest? Kiedy jest obowiązkowa?

Pełna księgowość w postaci ksiąg rachunkowych jest najbardziej skomplikowanym typem rozliczania działalności gospodarczej, a jednocześnie daje najwięcej szczegółowych informacji o kondycji finansowej przedsiębiorstwa. Dla niektórych firm jest to rozwiązanie konieczne na mocy stosownych przepisów.

Czym jest pełna księgowość?

Pełna księgowość to forma dokumentowania zdarzeń gospodarczych, która, w przeciwieństwie do prostszych form (podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencja przychodów) notuje zdecydowanie więcej wydarzeń i stanowi pełniejsze udokumentowanie finansów firmy. Z punktu widzenia prawa, jest to rozwiązanie zapewniające maksymalną przejrzystość danych ekonomicznych dotyczących podmiotu gospodarczego.

Na czym polega pełna księgowość?

Pełna księgowość wymaga, aby obok dokumentów znanych też z uproszczonej księgowości, prowadzić dodatkowe rejestry i ewidencje, pozwalające prześledzić między innymi zmiany w majątku przedsiębiorstwa, rozliczenia z kontrahentami, przepływy pieniężne. Pełna lista elementów, na które składają się księgi rachunkowe obejmuje dzienniki, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykaz składników aktywów i pasywów, uzgodnienia sald, potwierdzenia, sprawozdania finansowe i inne.

Jakich form działalności dotyczy pełna księgowość?

Mówiąc w skrócie, obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych jest skierowany przede wszystkim do dużych firm lub podmiotów o wysokich obrotach.

Zalety pełnej księgowości

• Pełna księgowość pozwala na prowadzenie pełnej ewidencji przychodów i rozchodów, dzięki czemu można zidentyfikować źródła ograniczonej płynności.
• Jest to forma, która pozwala udokumentować każdy przepływ pieniężny czy zmianę wartości aktywów na przykład w kontakcie z administracją skarbową.
• Prowadząc księgi rachunkowe, można łatwiej ocenić kondycję finansową firmy i stworzyć wskaźniki upraszczające podejmowanie decyzji.

Wady pełnej księgowości

• Prowadzenie pełnej księgowości jest kosztowne – albo należy skorzystać z usług biura rachunkowego, albo zatrudnić księgowego w ramach organizacji. Choć pierwsza opcja może być atrakcyjna finansowo, i tak będzie droższa od podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji przychodów (ryczałt).
• Prowadząc księgi handlowe, trzeba przestrzegać wielu przepisów, które regulują ich budowę. Odstępstwa w treści lub formie mogą stać się przyczyną zakwestionowania sprawozdania finansowego lub całych działów ksiąg rachunkowych.

Kiedy pełna księgowość jest obowiązkowa?

• W przypadku spółek partnerskich i handlowych;
• kiedy organizacja funkcjonuje na zasadach prawa bankowego lub pokrewnych przepisów;
• w przypadku samorządów i związków samorządowych;
• w przypadku organizacji budżetowych;
• w przypadku osób zagranicznych, oddziałów i przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych;
• w przypadku jednostek działających dzięki otrzymanym subwencjom lub dotacjom.

To oznacza, że z prawa do korzystania z księgowości uproszczonej nie można dalej korzystać, kiedy przekształca się jednoosobową działalność gospodarczą w spółkę osobową prawa handlowego. Dodatkowym wymogiem jest założenie pełnej księgowości przez podmiot, który prowadził uproszczoną księgowość, ale osiągnął przychody w poprzednim roku obrotowym w wysokości 2 000 000 Euro (w roku 2021 w przeliczeniu na złotówki wartość ta wynosi 9 188 200 zł). Pełną księgowość muszą prowadzić wymienione podmioty, a w przypadku pozostałych jest ona jedną z dostępnych opcji.

Jak prowadzi się pełną księgowość?

Podstawowe dokumenty objęte pełną księgowością to:

• dziennik;
• konta księgi głównej;
• konta księgi pomocniczej;
• zestawienie obrotów i sald w księdze głównej;
• zestawienie sald na kontach pomocniczych;
• wykaz składników pasywów i aktywów.

Rejestrowania wymaga większość operacji gospodarczych, notuje się między innymi transfery między magazynami albo operacje, które zmieniają kapitał zakładowy. Okresowo sporządza się też dokumenty podsumowujące i objaśnienia.

Kiedy warto skorzystać z pełnej księgowości?

W przypadku podmiotów, których nie dotyczy obowiązek prowadzenia pełnej księgowości, jest ona zawsze opcjonalna. Księgowość uproszczona czy ryczałt od przychodów ewidencjonowanych są tańsze od pełnej księgowości, ale jeśli przedsiębiorca chce uzyskać pełną informację o stanie finansowym firmy i dokładniej śledzić przepływy, to uproszczona księgowość jest niewystarczająca – odpowiedzi mogą kryć się w księgach rachunkowych. Warto rozważyć prowadzenie pełnej księgowości bez względu na charakter prowadzonej działalności, jeśli może to przełożyć się na większą płynność albo korzystniejszy cash flow.

Ile kosztuje pełna księgowość?

Cena za prowadzenie pełnej księgowości zależy od liczby rozliczanych dokumentów, miasta i kilku innych szczegółów. Małe firmy, które rozliczają kilka do kilkunastu dokumentów, mogą przeznaczyć na ten cel nieco ponad 1000 złotych miesięcznie. W przypadku większych firm jest to cena kilkukrotnie wyższa.

Pomożemy Twojej firmie

W JB Solutions współpracujemy z najlepszymi ekspertami, którzy są w stanie bezbłędnie poprowadzić pełną księgowość w każdej firmie. Bez względu na to, jakie osiągasz przychody, w jakiej formie prowadzisz działalność i w jakiej branży, będziemy w stanie Ci pomóc. Obsługujemy księgi spółek cywilnych, osób fizycznych, rozliczymy spółki komandytowe, spółki akcyjne i inne formy działalności – zawsze zgodnie z przepisami, ale i tak, żebyś mógł naprawdę skorzystać na prowadzeniu pełnej księgowości i sprawozdań finansowych.

Niniejsze podsumowanie ma charakter ogólny. Stan prawny aktualny na dzień publikacji artykułu. W przypadku zainteresowania poszczególnymi zagadnieniami prosimy o kontakt.