Elektroniczny obieg dokumentów

Zarówno osoby fizyczne, jak i prawne dostosowują się do coraz szerszej digitalizacji w życiu prywatnym i zawodowym. Dotyczy to także dokumentów zakupu i sprzedaży, które często wystawiane są wyłącznie w postaci elektronicznej. W przypadku przedsiębiorców rodzi to wiele pytań związanych z podstawami prawnymi elektronicznego przechowywania dokumentów księgowych.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania dokumentów do rozliczenia podatków, w szczególności faktur, aż do terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumentacja księgowa, taka jak księga przychodów i rozchodów lub ewidencja przychodów, rejestry VAT, faktury sprzedaży i zakupu, faktury i noty korygujące, spis z natury, ewidencja środków trwałych i przebiegu pojazdu, musi być przechowywana przez okres 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej).

Ustawa o VAT (art. 106e) reguluje zasady wystawiania faktur, m.in. to, jakie dane powinna ona zawierać. Zgodnie z art. 112a Ustawy o VAT, podatnicy przechowują faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Co istotne podatnik powinien zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zgodnie z art. 106m Ustawy o VAT, podatnik samodzielnie określa sposób zapewnienia w/w aspektów. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, można je zapewnić w szczególności poprzez użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się w tym przypadku pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury. Integralność treści oznacza natomiast, że w dokumencie nie zmieniono danych, które powinien on zawierać.

Dodatkowo, w zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości (art. 73) określone jest, że dokumenty księgowe powinny być przechowywane w oryginale, w porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie i – w razie konieczności – ich wydrukowanie i/lub bezzwłoczny pobór faktur przez organy podatkowe i przetwarzanie zawartych w nich danych.

Zasadniczo zatem dokumenty, które otrzymaliśmy w wersji papierowej, możemy przechowywać elektronicznie, w szczególności skanując dokumenty otrzymane i/lub wystawione w formie papierowej i zapisując je w formacie PDF lub JPG, a następnie przechowując je w bezpiecznej lokalizacji. Nie ma w przepisach wymogu przechowywania dokumentów w takiej formie, w jakiej zostały przez przedsiębiorcę otrzymane. Co również istotne, w przypadku przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, nie ma obowiązku przechowywania tych samych faktur w formie papierowej. Warunkiem jest przechowywanie ich elektronicznie w taki sposób, który zapewni wspomniane wcześniej aspekty: ich łatwe odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność i możliwość bezzwłocznego pobrania ich przez organy podatkowe.

Należy podkreślić, że powyższe podejście znajduje oparcie również w indywidualnych interpretacjach podatkowych wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Przykładowo w jednej z ostatnich interpretacji, powyższy organ, analizując przepisy Ustawy o VAT uznał, że podatnik będzie uprawniony do przechowywania faktur i innych dokumentów uprawniających do odliczenia podatku VAT, dokumentujących zakupy towarów i usług wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie niszczenia oryginalnych dokumentów papierowych (interpretacja z 7 września 2021 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.393.2021.3.JM).

W innej z kolei interpretacji organ wskazał, że korzystanie z elektronicznego systemu do przechowywania i archiwizowania dokumentów będzie zgodne z wymogami określonymi w Ustawie o VAT, dzięki czemu podatnik będzie mógł prowadzić archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania papierowych wersji dokumentów oraz taka forma archiwizacji, a więc przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, po spełnieniu ogólnych warunków wymienionych w Ustawie o VAT, będzie dawała podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej (interpretacja z 19 marca 2021 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.10.2021.2.MB). Powyższe interpretacje zostały co prawda wydane w indywidualnych sprawach podatników ale mogą być istotną wskazówką na podejście organów podatkowych do kwestii przechowywania dokumentów w formie elektronicznej.

Przechowywanie dokumentów w formie papierowej jest bardziej kosztowne i uciążliwe dla przedsiębiorcy, oraz – co dla wielu ma niebagatelne znaczenie – nieekologiczne. Obecnie na rynku istnieje wiele alternatyw, które dają możliwość bezpiecznego przechowywania dokumentów w formie elektronicznej. Jest to rozwiązanie znacznie wygodniejsze, zapewniające mobilność, bowiem w żadnym stopniu nie jest uzależnione od fizycznej lokalizacji przedsiębiorcy. Z drugiej zaś strony w praktyce coraz rzadziej pojawiają się ze strony organów skarbowych oczekiwania weryfikacji dokumentacji w formie papierowej, bardzo często wystarczą jedynie ich wersje elektroniczne.

Sposób przechowywania dokumentów warto przedyskutować z obsługującą Państwa przedsiębiorstwo firmą księgową. W razie pytań i wątpliwości dotyczących aspektów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, zapraszamy do kontaktu.

Niniejsze podsumowanie ma charakter ogólny. Stan prawny aktualny na dzień publikacji artykułu.