Od 27 stycznia 2026 r. obowiązuje istotna zmiana dotycząca zasad uzgadniania kwestii związanych z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych. Nowe przepisy zmieniają sposób reprezentacji pracowników tam, gdzie nie funkcjonują związki zawodowe. Od teraz pracodawca nie może zawierać porozumień z jedną osobą – konieczne stanie się działanie co najmniej dwóch przedstawicieli załogi.
Kiedy pracodawca tworzy ZFŚS?
Obowiązek utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nadal zależy przede wszystkim od poziomu zatrudnienia. Firmy, które 1 stycznia danego roku mają minimum 50 etatów, muszą powołać ZFŚS. Te zatrudniające od 20 do 49 etatów robią to na wniosek organizacji związkowej. Wyjątkiem pozostają jednostki i zakłady budżetowe – dla nich fundusz jest obowiązkowy niezależnie od liczby pracowników i nie mogą zrezygnować z jego tworzenia ani modyfikować ustawowych zasad odpisów.
Pozostali pracodawcy mają większą swobodę – mogą nie tylko zrezygnować z funduszu, ale także dostosować wysokość odpisów do możliwości finansowych zakładu. Swoboda ta ma jednak swoje granice, bo wszelkie decyzje muszą być poprzedzone odpowiednimi uzgodnieniami ze stroną pracowniczą.
Nowe zasady współpracy – koniec jednoosobowej reprezentacji
Dotychczas, jeśli w zakładzie nie działały związki zawodowe, negocjacje dotyczące ZFŚS prowadziło się z jednym pracownikiem wybranym przez załogę. Taka konstrukcja była nietypowa na tle innych obszarów prawa pracy, gdzie ustawy zwykle wymagają konsultacji z przedstawicielami w liczbie mnogiej.
Nowelizacja z 4 grudnia 2025 r. likwiduje tę rozbieżność. Co istotne, porozumienia podpisane tylko z jedną osobą po tej dacie będą nieważne, co oznacza brak jakichkolwiek skutków prawnych. To wymusza na pracodawcach aktualizację sposobu powoływania przedstawicielstwa pracowników.
Dzięki wsparciu JBS możesz skupić się na rozwoju firmy, a kwestie kadrowe pozostawić specjalistom, którzy zadbają o pełen profesjonalizm i bezpieczeństwo prawne. Sprawdź, co możemy dla Ciebie zrobić: Kadry i płace – JB Solutions
Co z dotychczasowymi porozumieniami?
Ustawa zmieniająca nie wprowadziła przepisów przejściowych. Oznacza to, że porozumienia zawarte przed 27 stycznia 2026 r. z jednym przedstawicielem pracowników zachowują pełną moc. Dotyczy to również obowiązujących regulaminów ZFŚS uzgodnionych wcześniej w takim trybie.
Jeżeli jednak po tej dacie pracodawca będzie chciał wprowadzić modyfikacje – choćby drobne doprecyzowanie świadczenia – musi już współpracować z co najmniej dwoma przedstawicielami pracowników. Bez spełnienia tego warunku wszelkie zmiany nie będą skuteczne.
Podsumowanie
Nowelizacja przepisów dotyczących ZFŚS wprowadza obowiązek współpracy z wieloosobową reprezentacją pracowników, gdy w firmie nie ma związków zawodowych. Ma to zwiększyć demokratyczność decyzji i lepiej chronić interesy załogi. Kluczowe jest to, że porozumienia sprzed 27 stycznia 2026 r. pozostają ważne, lecz wszystkie nowe lub zmieniane regulacje wymagają już udziału minimum dwóch przedstawicieli pracowników.
Powyższe podsumowanie ma charakter ogólny i dotyczy przepisów aktualnych na dzień publikacji artykułu. Jeśli masz pytania lub potrzebujesz wsparcia w konkretnej sprawie – skorzystaj z formularza kontaktowego.
