Repozytorium Dokumentów Finansowych

Repozytorium Dokumentów Finansowych to rejestr wybranych dokumentów, który prowadzony jest w formie elektronicznej przez KRS. Dokumenty kierowane przez spółki i organizacje do Repozytorium są udostępniane do wglądu i stanowią archiwum dokumentacji finansowej.

Repozytorium Dokumentów Finansowych – nie rewolucja, ale ewolucja

Przepisy, które wprowadzają Repozytorium, weszły w życie 15 marca 2018 i nie były wówczas szczególnie szeroko komentowane. To dlatego, że w istocie nie była to poważna zmiana formalna – sama forma dokumentów nie uległa zmianie. Dodatkowo ustawodawca stwierdził, że nie ma już uzasadnienia, aby przetwarzać i później zdigitalizować dane ze sprawozdań składanych w formie papierowej. Od tego momentu jedyną akceptowalną formą obrotu tymi dokumentami między organizacją a KRS-em pozostaje forma elektroniczna.

Jakie dokumenty składa się do Repozytorium Dokumentów Finansowych?

Mimo nazwy, która mogłaby sugerować rozległość zbieranych danych, w istocie lista przekazywanych tam dokumentów nie jest szczególnie długa i obejmuje:

• sprawozdanie finansowe organizacji;
• sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego, jeśli takie badanie było przeprowadzone;
• odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty;
• sprawozdanie z działalności w przypadku wybranych firm (wymienionych w art. 49 ust. 1 Ustawy o Rachunkowości).

Do repozytorium powinno też trafić oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia sprawozdania, aby było oczywiste, że firma nie pominęła swojego obowiązku, tylko nie była nim objęta.

Jak podpisuje się dokumenty w Repozytorium?

Pierwszą wskazaną formą podpisania dokumentów elektronicznych w Repozytorium Dokumentów Finansowych jest kwalifikowany podpis elektroniczny, drugą – Profil Zaufany. Co ważne, pod dokumentem powinny znaleźć się co najmniej dwa podpisy:

• podpis osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (a więc może to być osoba spoza organizacji, na przykład zewnętrzny księgowy);
• podpis kierownika jednostki lub wszystkich członków wieloosobowego organu zarządzającego bądź przedstawiciele tego organu pod pewnymi dodatkowymi warunkami.

Dokument podpisany w sposób nieprawidłowy nie powinien zostać przyjęty do Repozytorium.

Istotne jest, aby pamiętać, że aby dokument został przyjęty, podpis musi zostać złożony przez osobę reprezentującą przedsiębiorstwo z PESEL-em albo szczególnego reprezentanta (adwokata lub radcę prawnego).

Jak wygenerować dokumenty do Repozytorium?

Ponieważ sprawozdania w Repozytorium Dokumentów Finansowych powinny mieć format XML (z pewnymi wyjątkami) o określonej strukturze formalnej, można taki plik przygotować samodzielnie, ale wówczas należy poddać go walidacji. Druga opcja to skorzystanie z gotowego narzędzia udostępnionego przez Ministerstwo Finansów, które tworzy poprawny plik na wprowadzonych przez użytkownika danych.

Dokumenty inne niż sprawozdania finansowe nie mają określonego formatu, wymogiem jest jedynie możliwość złożenia pod nimi podpisów. Najczęściej polega to na podpisaniu wydrukowanych dokumentów, zeskanowaniu, a następnie podpisaniu podpisem zaufanym lub kwalifikowanym.

Dodanie dokumentów do Repozytorium odbywa się za pośrednictwem dedykowanego portalu internetowego i jest bezpłatne. Jednocześnie zwalnia ono z obowiązku złożenia płatnego wniosku o wpis wzmianek przez S24.

Niniejsze podsumowanie ma charakter ogólny. Stan prawny aktualny na dzień publikacji artykułu. W przypadku zainteresowania poszczególnymi zagadnieniami prosimy o kontakt.