Praca zdalna – nowe przepisy Kodeksu pracy

7 kwietnia 2023 r. weszły w życie długo oczekiwane zmiany do Kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej. Zgodnie z nowymi przepisami praca zdalna będzie polegała na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Praca zdalna będzie mogła być wprowadzona poprzez porozumienie zawierane pomiędzy pracodawcą i zakładową organizacją związkową albo wprowadzenie regulaminu pracy zdalnej (art. 6720 Kodeksu pracy). W porozumieniu lub regulaminie należy uregulować szereg kwestii, w tym m.in.

• grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną;
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów instalacji/serwisu/prądu/internetu;
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego, za korzystanie ze sprzętu własnego do celów pracy,
lub ryczałtu;
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności pracownika wykonującego pracę zdalną na stanowisku pracy;
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedury ochrony danych osobowych.

Dodatkowo, przepisy wprowadzają okazjonalną pracę zdalną do 24 dni w roku kalendarzowym. Z uwagi na incydentalny charakter, jej wykonywanie jest zwolnione z wielu obowiązków, np. w zakresie przygotowania regulaminu, wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu czy też zapewnienia odpowiedniego sprzętu.

Biorąc pod uwagę liczne wątpliwości dotyczące nowych przepisów Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) zdecydowała się na opublikowanie na swoich stronach internetowych przykładowych pytań i odpowiedzi na kilka interesujących zagadnień. Poniżej prezentujemy kilka najciekawszych odpowiedzi.

Miejsce świadczenia pracy zdalnej

Czy pracownicy mają możliwość wykonywania pracy zdalnej z więcej niż jednego miejsca?
Zawarta w Kodeksie pracy definicja pracy zdalnej nie wyklucza takiej możliwości – o ile miejsca te będą każdorazowo uzgodnione z pracodawcą.
Czy pracownik może wykonywać pracę zdalną np. z kawiarenki internetowej?

Miejsce wykonywania pracy zdalnej, niezależnie od tego, czy będzie to miejsce zamieszkania pracownika, czy też inne miejsce wybrane przez pracownika i zaakceptowane przez pracodawcę, zawsze będzie przedmiotem wzajemnego ustalenia między stronami stosunku pracy. Strony mogą uzgodnić, że praca zdalna będzie wykonywana w różnych miejscach, o których każdorazowo pracownik będzie informował pracodawcę.

Przepisy natomiast nie dopuszczają całkowitej swobody wyboru miejsca wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, czyli bez uzgodnienia tego miejsca z pracodawcą.

Sprzęt oraz koszty pracy zdalnej

Odnośnie kosztów ponoszonych przez pracodawców przepisy Kodeksu pracy (art. 6724 § 1 pkt 2 i pkt 3) wskazują, że pracodawca jest zobowiązany pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie albo poleceniu pracy zdalnej. Powstaje więc pytanie co z innymi kosztami – czy pracodawca musi czy tylko może je zwracać.

Czy trzeba zwracać pracownikom koszty np. za wodę i za używaną przez nich w mieszkaniu powierzchnię biurową?

Zgodnie z wyjaśnieniami PIP przepis ten nie obejmuje kosztów zużycia wody lub użytkowania powierzchni w domu, o ile regulacje dotyczące obowiązku zwrotu takich kosztów nie zostały wprowadzone do wewnątrzzakładowych aktów prawnych (porozumienia lub regulaminu).

Czy niewypłacenie pracownikowi ekwiwalentu lub ryczałtu stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika?

Przepisy art. 6724 Kodeksu pracy zobowiązują pracodawcę do pokrycia kosztów pracy zdalnej lub wypłaty ekwiwalentu. Obowiązek pokrycia kosztów lub wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu. Niewypłacenie tych świadczeń może rodzić odpowiedzialność pracodawcy z tytułu popełnienia wykroczenia z art. 282 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy.

Czy pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną biurko i krzesło?

Bezpośrednio przed wydaniem polecenia pracy zdalnej – pracownik będzie musiał złożyć oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy. Należy zaznaczyć, iż to pracownik dokonuje oceny swoich warunków lokalowych i technicznych, co oznacza, że pracodawca nie będzie mógł jej weryfikować ani podważać.

Dodatkowo zgodnie z przepisami pracodawca ma obowiązek pokryć inne niż niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej – jeżeli zwrot takich kosztów został określony w poleceniu pracy zdalnej, regulaminie lub porozumieniu.

Wymiar pracy zdalnej okazjonalnej

W jakim wymiarze przysługuje pracownikowi praca zdalna okazjonalna w roku 2023 r. Czy w związku z tym, że wchodzi ona w życie 7 kwietnia br. będzie proporcjonalnie pomniejszona?
Fakt wejścia w życie przepisów dotyczących pracy zdalnej w trakcie roku kalendarzowego 2023 nie ma wpływu na wymiar takiej pracy zdalnej w tym roku. Oznacza to, że pracownik w roku 2023 r. będzie miał prawo wnioskować do pracodawcy o pracę zdalną okazjonalną w wymiarze 24 dni.

Czy wymiar pracy zdalnej okazjonalnej jest uzależniony od wymiaru czasu pracy?

Wymiar pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie wynosi nie więcej niż 24 dni w roku kalendarzowym i jest niezależny od wymiaru czasu pracy pracownika (wymiaru etatu), jak również liczby godzin wynikających z rozkładu czasu pracy w dniu, w którym pracownik wykonuje pracę we wspomnianym trybie.

Czy zmiana pracodawcy w trakcie roku kalendarzowego wpływa na limit dni okazjonalnej pracy zdalnej?

Pracownik może wystąpić z wnioskiem o wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym. Oznacza to, że zmiana pracodawcy w trakcie roku kalendarzowego nie ma wpływu na limit dni okazjonalnej pracy zdalnej. Przykładowo pracownik, który u poprzedniego pracodawcy wykorzystał 10 dni okazjonalnej pracy zdalnej, u kolejnego pracodawcy w tym samym roku kalendarzowym, będzie mógł skorzystać jeszcze z maksymalnie 14 dni okazjonalnej pracy zdalnej. Informacja o liczbie dni wykonywania takiej pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy powinna być zawarta w świadectwie pracy. Umożliwi to kolejnemu pracodawcy, zatrudniającemu pracownika w tym samym roku kalendarzowym, prawidłowe ustalenie pozostałego do wykorzystania wymiaru okazjonalnej pracy zdalnej.

Niniejsze podsumowanie ma charakter ogólny. Stan prawny aktualny na dzień publikacji artykułu. W przypadku zainteresowania poszczególnymi zagadnieniami prosimy o kontakt.