Krajowy System e-Faktur

Prawdopodobnie od 2024 roku w obiegu dokumentów księgowych zajdzie poważna zmiana: Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkową formą dokumentowania obrotu B2B. Oznacza to, że faktury za towary i usługi będą trafiały do centralnego systemu, który – przynajmniej w teorii – ma przekazać je odbiorcom i zarchiwizować.

Co zmieni się po stronie firm?

Wystawcy faktur będą musieli wprowadzać je KSeF. API pozwoli na pracę z poziomu standardowych narzędzi księgowych, z których firmy już korzystają, więc od strony technicznej zmiana przy wprowadzaniu wyda się niezauważalna. Twórcy systemu twierdzą, że KSeF znosi obowiązek przechowywania faktur po stronie wystawcy, jednak doświadczenie uczy, że nie warto z tego rezygnować. Prawdopodobnie przez pewien czas będą się pojawiały rozbieżności interpretacyjne w tym zakresie, więc zważywszy na niewielką trudność związaną z archiwizacją wystawionych faktur – warto jeszcze robić to we własnym zakresie.

Po co powstaje KSeF?

Krajowy System eFaktur powstaje – a w zasadzie powstał, ponieważ korzystanie z niego na zasadzie dobrowolności jest już możliwe – między innymi po to, żeby uszczelnić rozliczania podatku VAT. W teorii jest to logiczne: jeśli w centralnym rejestrze znajdą się wszystkie dane o rozliczeniach między firmami, to można łatwiej wychwycić niezgodności lub próby oszustwa. Z drugiej strony, jest to już kolejne narzędzie, które ma służyć temu samemu celowi i dziś zyski z uszczelnienia systemu podatkowego są już naprawdę nieznaczne w skali budżetu.

Ministerstwo tłumaczy, że Krajowy System E-Faktur pozwoli zdjąć z przedsiębiorców ciężar archiwizacji i wysyłki faktur (algorytmy systemu mają zadbać o to, żeby faktura dotarła do odbiorcy). Jeśli system w chwili wprowadzenia obowiązku jego używania będzie działał bezbłędnie i pozwoli na wystawienie faktury równie łatwo, co z poziomu dowolnego programu księgowego, to będzie można się z tym zgodzić, ale nie da się teraz stwierdzić, czy faktycznie tak będzie.

Czy KSeF jest w Polsce potrzebny?

Polska jest drugim (po Włoszech) krajem w UE, gdzie korzystanie z podobnego systemu będzie obowiązkowe. W innych krajach, które pracują nad takimi rozwiązaniami, są one dobrowolne, ale prawdopodobnie w perspektywie kilku lat centralne rejestry faktur staną się oczywistością. Jest w nich spory potencjał, jednak można mieć kilka zastrzeżeń:

• Jest to rozwiązanie, które prawdopodobnie będzie cierpiało na „błędy wieku młodzieńczego”, jak zresztą spora część systemów informatycznych w polskiej administracji.
• Przy obecnym poziomie zaufania do władzy przedsiębiorcy nie będą chętnie przyjmowali tego rozwiązania i spodziewamy się wielu pytań o to jak ominąć Krajowy System e-Faktur. Odpowiadamy już teraz, że nawet jeśli technicznie się da, to nie warto.
• Systemy krajowe nie będą spięte w system unijny, więc współpraca z kontrahentami zagranicznymi może wymagać wprowadzenia w firmie dodatkowych procesów obiegu dokumentów.

KSeF jest pomysłem dobrym, który, jeśli będzie działał poprawnie w pełnej skali, faktycznie może ułatwić pracę przedsiębiorcom, przyspieszyć zwroty VAT-u, zmniejszyć obciążenia związane z tworzeniem dokumentów (KSeF zniesie obowiązek generowania Jednolitego Pliku Kontrolnego). Jest to system, który ostatecznie może też usprawnić działanie Urzędu Skarbowego w kontaktach z przedsiębiorcami, uprościć procedury kontrolne i wyjaśniające, natomiast na ocenę tych aspektów trzeba zaczekać, aż system będzie działał dla wszystkich.

Po stronie przedsiębiorców dziś korzystających z dobrych programów księgowych czy usług solidnych biur rachunkowych nie zmieni się wiele, trzeba będzie tylko podjąć decyzję co do wprowadzenia zmian w polityce przechowywania dokumentów i ich wysyłki. Obecnie w JB Solutions wprowadzamy zmiany w naszych procedurach i systemach, by przygotować się na nadchodzące zmiany.

Niniejsze podsumowanie ma charakter ogólny. Stan prawny aktualny na dzień publikacji artykułu. W przypadku zainteresowania poszczególnymi zagadnieniami prosimy o kontakt.