Od 1 września 2019 r. obowiązuje tzw. biała lista podatników VAT. Znajdują się na niej informacje dotyczące zarejestrowania, wyrejestrowania oraz statusu podatnika VAT, a także numery rachunków bankowych przedsiębiorców. Czy wpłata na rachunek inny niż wskazany na białej liście będzie sankcjonowana? Co może grozić kontrahentowi, a co przedsiębiorcy za wpłatę należności na rachunek bankowy inny niż podany na liście? Jak można uniknąć sankcji?
Biała Lista Podatników — co to jest i co zawiera?
Biała lista podatników to prowadzony przez szefa KAS elektroniczny wykaz przedsiębiorców:
- których naczelnik urzędu skarbowego nie zarejestrował albo których wykreślił z rejestru jako podatników VAT;
- zarejestrowanych jako podatnicy VAT w tym, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona.
Biała lista podatników zawiera przede wszystkim numery rachunków bankowych przedsiębiorców, na które kontrahenci powinni dokonywać wpłat.
Na białej liście mają być zebrane rozproszone obecnie informacje. Kontrahenta można wyszukać po:
- numerze NIP,
- numerze konta bankowego,
- numerze REGON,
- fragmencie lub całości nazwy podatnika.
Na białej liście podatników mogą być podane wyłącznie rachunki rozliczeniowe. Służy to wyeliminowaniu procederu płatności split payment na rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe.
Jeżeli kontrahent przeleje pieniądze na inny rachunek niż wskazany na białej liście, to kwoty ponad 15 tys. zł nie może rozliczyć w kosztach uzyskania przychodu. W celu uniknięcia konsekwencji, przy każdej wpłacie należy sprawdzić, czy rachunek kontrahenta znajduje się na białej liście. Istotne w tym aspekcie jest, czy rachunek bankowy był zarejestrowany w wykazie w dniu przelewu. Decydującym jest zatem dzień zlecenia przelewu, a nie obciążenia rachunku nabywcy czy uznania rachunku sprzedawcy.
Istnieje jednak wyjątek od powyższej zasady. Kwotę ponad 15 tys. zł można rozliczyć w kosztach, mimo że wpłata będzie na inny rachunek bankowy niż wskazany w wykazie, gdy wpłacający w ciągu trzech dni od dnia zlecenia przelewu zgłosi ten fakt w urzędzie skarbowym (wpłatę na inny rachunek niż ten na białej liście) właściwym dla sprzedawcy.
Oprócz rachunków bankowych biała lista podatników VAT zawiera:
- firmę (nazwę) lub imię i nazwisko;
- numer, za którego pomocą podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany;
- numer REGON, o ile został nadany;
- numer PESEL, o ile podmiot posiada;
- numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany;
- adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną;
- adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres rejestracyjny, w przypadku braku adresu stałego miejsca prowadzenia działalności ‒ w odniesieniu do osoby fizycznej;
- imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL;
- imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL;
- imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL;
- daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
- podstawę prawną rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT.
Ważne terminy dotyczące białej listy?
Przepisy o białej liście podatników VAT weszły w życie 1 września 2019 r. Od tej daty funkcjonuje dany wykaz podatników.
Sankcje za wpłatę należności na konto inne niż wskazane w białej liście zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2020 r. Stąd też wpłaty na inne konto niż podane w wykazie w terminie od 1 września 2019 do 1 stycznia 2020 r. nie będą sankcjonowane.
Biała lista podatników — problem dla przedsiębiorców?
W związku z wejściem przepisów dotyczących białej listy podatników przedsiębiorcy mają dodatkowe obowiązki administracyjne przy prowadzeniu działalności. Przypuśćmy, że przedsiębiorca dokonuje w ciągu miesiąca kilku zakupów o wartości równej lub powyżej 15 tys. zł od czynnych podatników VAT. Aby móc je wprowadzić w koszty podatkowe, musi weryfikować czy rachunek bankowy sprzedawcy na dzień zlecenia przelewu był umieszczony na liście. Jeśli rachunek nie znajdował się na liście, podatnik ma 3 dni robocze na złożenie pisma w urzędzie skarbowym właściwym dla sprzedawcy.
Jak wskazuje ustawodawca, brak możliwości ujęcia w kosztach podatkowych wyżej wymienionego wydatku nieopłaconego na rachunek z wykazu białej listy podatników wchodzi w życie dopiero od 1 stycznia 2020 roku.
Przedsiębiorcy będą też musieli mieć na uwadze, że biała lista nie będzie uwzględniać rachunków prywatnych tj. ROR. Zatem podatnik za każdym razem, gdy będzie płacił na rachunek prywatny sprzedawcy, a wartość transakcji będzie równa lub powyżej 15 tys. zł będzie musiał składać zawiadomienie w urzędzie skarbowym sprzedawcy.
Niniejsze podsumowanie ma charakter ogólny. Stan prawny aktualny na dzień publikacji artykułu. W przypadku zainteresowania poszczególnymi zagadnieniami prosimy o kontakt.
