Prawo do urlopu wypoczynkowego to jedno z podstawowych praw pracownika, ale też istotny obowiązek pracodawcy. Niewykorzystane dni urlopowe nie przepadają – przechodzą na kolejny rok jako zaległy urlop wypoczynkowy, który należy udzielić w ściśle określonym terminie. Graniczna data to 30 września następnego roku kalendarzowego, a jej niedotrzymanie może wiązać się z konsekwencjami finansowymi dla firmy.
W tym artykule opisaliśmy, jak prawidłowo rozliczyć urlopy i uniknąć ryzyka sankcji.
Termin wykorzystania zaległego urlopu
Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy, urlopu niewykorzystanego w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, pracodawca musi udzielić najpóźniej do dnia 30 września roku następnego.
Ważne jest, aby ostatni dzień urlopu zaległego został rozpoczęty najpóźniej do 30 września. Nie musi on być w całości zrealizowany w tym terminie – kluczowe jest jedynie rozpoczęcie go przed końcem września.
Konsekwencje braku udzielenia urlopu
Nieudzielenie pracownikowi zaległego urlopu w terminie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym. W myśl art. 282 § 1 Kodeksu pracy, grozi za to grzywna w wysokości od 1 000 do 30 000 zł – pod warunkiem, że taka sytuacja zaistniała z winy pracodawcy.
Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje rozliczenia kadrowo-płacowe są zawsze zgodne z przepisami, skorzystaj ze wsparcia naszych specjalistów. Dzięki outsourcingowi kadrowemu zyskasz spokój i czas na rozwój swojego biznesu. Sprawdź, co możemy Ci zaproponować: Kadry i płace – JB Solutions
Pracodawca a “wymuszenie” wzięcia urlopu
Istnieje spór interpretacyjny, czy pracodawca może zmusić pracownika do skorzystania z zaległego urlopu przed 30 września.
Orzecznictwo Sądu Najwyższego wskazuje, że pracodawca może skierować pracownika na zaległy urlop nawet bez jego zgody. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) ma na ten temat inne zdanie. Według PIP wymuszenie na pracowniku wzięcia urlopu bez konsultacji i zgody pracownika jest niedopuszczalne. Wyjątkiem jest okres wypowiedzenia lub uzasadnione przypadki nagłych potrzeb.
Dlatego biorąc pod uwagę powyższe rozbieżności w podejściu sądów i organów administracji publicznej, najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest wcześniejsze zaplanowanie i uzgodnienie terminów urlopowych z pracownikiem.
Przedawnienie roszczeń
Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu, jednak roszczenie o jego udzielenie ulega przedawnieniu po 3 latach od dnia, kiedy stało się wymagalne. Przykładowo, urlop za 2022 r. nie wykorzystany do 30 września 2023 r., może być przedawniony dopiero 30 września 2026 r.
Urlop w okresie wypowiedzenia lub rozwiązania umowy
W razie rozwiązania umowy o pracę, pracodawca ma dwie możliwości:
- udzielić zaległego urlopu przed zakończeniem stosunku pracy,
- skierować na bieżący urlop, a jeśli nadal pozostaje zaległy – wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny.
Ekwiwalent w naturze można wypłacić tylko wtedy, gdy urlop nie może być udzielony (np. po zakończeniu umowy).
Powyższe podsumowanie ma charakter ogólny i dotyczy przepisów aktualnych na dzień publikacji artykułu. Jeśli masz pytania lub potrzebujesz wsparcia w konkretnej sprawie – skorzystaj z formularza kontaktowego.
