Krajowy system e-faktur (KSeF) to jedno z rozwiązań, które zdaniem Ministerstwa Finansów mają ułatwić i usprawnić obieg dokumentów między podmiotami, ale też między podmiotami a instytucjami państwowymi. Jest to jeden z nielicznych jak na razie tego typu systemów w Unii Europejskiej.
Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
KSeF to system wystawiania faktur ustrukturyzowanych, ich przechowywania oraz obrotu. Mówiąc w pewnym uproszczeniu, jest to centralna baza faktur, w której znajdą się dokumenty wystawione przez zobowiązane do tego podmioty (podatników czynnych, podatników zwolnionych, zobowiązanych na podstawie szczególnej procedury unijnej OSS). Faktury ustrukturyzowane zgromadzone w systemie będą archiwizowane, a do ich przeglądania ustawodawca dopuścił w określonym trybie Krajową Administrację Skarbową.
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Ustrukturyzowane faktury mają być kolejnym krokiem w ewolucji funkcjonujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Zamiast dość dowolnego schematu z pewnymi elementami wymaganymi, faktury ustrukturyzowane mają z góry narzuconą formę. W rzeczywistości są to metadokumenty, które zawierają dane o strukturze i wartości wprowadzone przez osoby uprawnione do wystawiania faktur. Będą to pliki w formacie XML.
Jak działa Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
System e-faktur ustrukturyzowanych przygotowany przez ministerstwo finansów bazuje na dość prostych założeniach.
- Użytkownik tworzy fakturę ustrukturyzowaną, wprowadzając wymagane przez schemat dane.
- Dokument jest weryfikowany pod kątem zgodności formalnej, a jeśli test wypadnie pozytywnie, otrzymuje unikatowy numer.
- Wystawca otrzymuje UPO, odbiorca faktury uzyskuje dostęp do dokumentu (po uwierzytelnieniu lub „anonimowo” po podaniu danych z faktury).
- Dokument podlega archiwizacji w centralnym systemie.
Sprawę komplikują szczegóły, w tym konieczność wyrażenia przez odbiorcę zgody na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych, jeśli brak tej zgody to konieczność przygotowania innej formy przez wystawcę. Pewien sprzeciw wynika też z szerokich uprawnień dostępowych KAS czy samego faktu tworzenia centralnego rejestru. Nadal też nie wykluczono z obiegu faktur papierowych (faktury papierowe będą tworzone jako wizualna prezentacja dokumentów XML). Ponieważ cały projekt wprowadzany jest jako pomagający w wyłapywaniu przestępstw podatkowych, przedsiębiorcy wyrażają zaniepokojenie tym, że do dokumentów – zawierających często kluczowe dane, będą mogły uzyskać dostęp nieuprawnione osoby. Samo rozciągnięcie uprawnień już poza właściwego naczelnika urzędu skarbowego spotkało się z pewnym oporem.
Co daje korzystanie z KSeF?
Założenia KSeF są całkiem niezłe i dobrze zaprojektowany system wraz z towarzyszącymi dokumentami prawnymi może przynieść sporo korzyści.
- Udostępnianie faktur ustrukturyzowanych może uporządkować obieg dokumentów.
- Istnienie archiwum krajowego systemu e-faktur w teorii pozwala odtworzyć historię nawet w przypadku utraty własnego archiwum firmy.
- Odbieranie faktur ustrukturyzowanych powinno być łatwiejsze, jeśli chodzi o wprowadzanie ich do własnych systemów księgowych.
- Rzeczywiście istnienie krajowego systemu e-faktur pozwala uszczelnić postępowania podatkowe, co może skrócić czasy oczekiwania na decyzje.
- Weryfikacja, czy dane faktury ustrukturyzowanej są poprawne, pozwala na zautomatyzowanie wielu procesów, które trzeba było wykonać ręcznie: od weryfikacji kontrahenta, przez sprawdzenie jego rachunków, aż po formalne wymogi faktur.
- Ujednolicenie wpłynie na większą przejrzystość dokumentacji – może to na przykład ułatwić fuzje i przejęcia firm, ale też audyty i codzienną działalność.
- W przypadku faktur ustrukturyzowanych termin zwrotu skróci się (w przypadku podatku VAT) do 40 z 60 dni.
Cały system ma kilka słabych punktów, jak na przykład odbieranie faktur na podstawie udzielonej wcześniej zgody lub sama weryfikacja posiadanych uprawnień czy szeroki dostęp po stronie urzędów.
Co zrobić, aby korzystać z KSeF?
Korzystanie z KSeF wymaga uwierzytelnienia przez serwis dostępowy, przy czym rozporządzenie ministra finansów precyzuje, że odbędzie się to po zawiadomieniu US o korzystaniu z KSeF.
- Możliwość wystawienia faktur ustrukturyzowanych to uprawnienie, które można nadać poszczególnym użytkownikom w ramach organizacji.
- Resort finansów ustalił, że konieczna będzie dwuetapowa weryfikacja dostępu w krajowym systemie e-faktur.
- Faktury ustrukturyzowane będzie można wystawić albo przez system dostarczony przez MF, albo z poziomu komercyjnego oprogramowania.
Od strony praktycznej: trzeba ustalić sposoby uwierzytelnienia podmiotów korzystających z systemu, rozważyć archiwizację dokumentów po własnej stronie (przechowywać warto choćby urzędowe poświadczenie odbioru), zintegrować dane z KSeF z systemem obiegu dokumentów w firmie.
Czym się różni KSeF od PEF?
Są to dwa zupełnie inne systemy. PEF służy do wystawiania faktur elektronicznych (przechowuje też awiza, faktury korygujące, noty księgowe i inne dokumenty) związane z zamówieniami publicznymi. Z jakiegoś powodu ustawodawca zdecydował się nie łączyć tych dwóch systemów do wystawiania i odbioru faktur, choć w praktyce ich potencjał jest zbliżony. Należy się spodziewać, że w przyszłości dojdzie przynajmniej do częściowej integracji systemów.
Krajowy system e-faktur – od kiedy będzie obowiązkowy?
Ministerstwo Finansów chciałoby, żeby KSeF był obowiązkowy od 2023 roku, ale do tego potrzebna jest zgoda unijna. Bez niej system funkcjonuje jako fakultatywny.
Niniejsze podsumowanie ma charakter ogólny. Stan prawny aktualny na dzień publikacji artykułu. W przypadku zainteresowania poszczególnymi zagadnieniami prosimy o kontakt.
