Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?

Urlop na żądanie to jeden z przywilejów pracownika, stworzony z myślą o nagłych sytuacjach, które uniemożliwiają stawienie się w miejscu pracy. Czy jednak taki dzień wolny nie wymaga zgody pracodawcy? Na jakiej podstawie jest udzielany? Wyjaśniamy.

Jaka jest podstawa prawna urlopu na żądanie?

Prawo do urlopu na żądanie jest gwarantowane przez Kodeks pracy. W art. 167 (2) można znaleźć następującą informację: „Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.”

Zapis potwierdza zatem, że pracownik ma prawo do urlopu na żądanie w wymiarze 4 dni rocznie. Warto również wiedzieć, że podczas korzystania z niego, pracownikowi przysługuje tzw. wynagrodzenie urlopowe. Otrzymuje więc zapłatę w takim samym wymiarze, jak wówczas, gdy pracuje. Urlop na żądanie zmniejsza też wymiar urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi na dany rok kalendarzowy. Nie są to więc dodatkowe dni urlopu.

Kiedy pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu na żądanie pracownikowi?

Zgodnie z przytoczonym powyżej fragmentem Kodeksu pracy, pracodawca musi udzielić urlopu na żądanie, jeśli pracownik zgłosi chęć jego wykorzystania najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu (przed godziną rozpoczęcia pracy). Są to wolne dni zarezerwowane na nagłe sytuacje, a zatem zwykle chęć wykorzystania urlopu na żądanie jest zgłaszana tego samego lub poprzedniego dnia. Co do zasady urlop na żądanie powinien być udzielony zawsze, jeśli tylko pracownik skutecznie poinformuje pracodawcę we wskazanym terminie. Istnieją jednak pewne wyjątki.

Kiedy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie pracownikowi?

Zgodnie z orzecznictwem sądowym pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie, gdy wystąpią szczególne okoliczności wymagające obecności pracownika w pracy. Pracodawca może odmówić żądaniu pracownika, jeśli jego obecność w danym dniu jest niezbędna do ochrony interesów przedsiębiorstwa, powołując się na art. 100 paragraf 2 pkt 4 Kodeksu pracy. Bez tej przesłanki odmowa udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie jest jednak niemożliwa.

Istnieją jednak również sytuacje, w których powiadomienie o chęci skorzystania z urlopu na żądanie nie trafi do pracodawcy na czas (przed planowaną godziną rozpoczęcia pracy). Kodeks pracy potwierdza, że wówczas skorzystanie z wolnego dnia jest niemożliwe, a pracownik powinien się stawić w pracy.

Ile przysługuje dni pracownikowi w ramach urlopu na żądanie w skali roku?

Zgodnie z zapisami Kodeksu pracy, w ramach urlopu na żądanie pracownikowi przysługują maksymalnie 4 dni wolne w danym roku kalendarzowym. Ich wykorzystanie zmniejsza wymiar urlopu wypoczynkowego (z 20 lub 26 dni w zależności od stażu pracy). Gdy w danym roku kalendarzowym pracownik wykorzysta 4 dni urlopu na żądanie, nie ma już możliwości skorzystania z tej formy urlopu aż do rozpoczęcia kolejnego roku kalendarzowego.

Czy obowiązek dotyczy każdego rodzaju pracownika?

Urlop na żądanie przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę. Tego typu wolne dni nie przysługują jednak osobom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych. Nie ma natomiast przeszkód, aby skorzystać z urlopu na żądanie podczas zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na okres próbny. Można z niego skorzystać także w okresie wypowiedzenia. Wymiar urlopu na żądanie zawsze jest taki sam – 4 dni w ciągu roku kalendarzowego.

Jaki jest termin zgłoszenia urlopu na żądanie?

Jedynym warunkiem w każdym przypadku jest uprzedzenie pracodawcy o nieobecności najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Oznacza to, że można wziąć urlop na żądanie nawet tego samego dnia. Kluczowe jest jednak powiadomienie pracodawcy najpóźniej do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy. Można to zrobić np. drogą telefoniczną lub mailową – ważne, aby informacja dotarła do pracodawcy we wskazanym terminie. W przeciwnym razie pracownik powinien stawić się w pracy, a za nieobecność grożą mu konsekwencje.

Czy w każdym przypadku urlopu na żądanie jest potrzebna zgoda pracodawcy?

Co do zasady zgoda pracodawcy jest wymagana przy każdym typie urlopu. Dokładniej rzecz biorąc, bez zgody pracodawcy pracownik nie może rozpocząć urlopu, nawet jeśli takowy mu przysługuje. Nie wystarczy więc zgłosić pracodawcy chęci odbycia urlopu na żądanie! Trzeba poczekać na jego zgodę.

Jak już wspomniano, pracodawca może odmówić udzielenia urlopu, gdy wystąpią szczególne okoliczności, powołując się na odpowiednie przepisy. Zdarzają się jednak również bezpodstawne odmowy udzielenia urlopu, który przysługuje pracownikowi. Mowa tu przede wszystkim o sytuacjach, w których pracodawca odmówi urlopu, mimo iż nie istnieją szczególne przesłanki decydujące o tym, że obecność pracownika w danym dniu jest niezbędna.

Czy odmowa udzielenia urlopu na żądanie rodzi konsekwencje prawne?

Jeśli pracodawca odmówi udzielania pracownikowi urlopu na żądanie, twierdząc np. że jego nieobecność w danym terminie spowoduje zagrożenie interesów przedsiębiorstwa, powinien móc wskazać szczególne przesłanki do takiej decyzji. Jeśli jednak nie jest w stanie wskazać szczególnych okoliczności, przez które nieobecność pracownika mogłaby negatywnie wpłynąć na firmę, mówi się o bezpodstawnej odmowie do skorzystania z urlopu. Wiąże się to z ryzykiem nałożenia na pracodawcę kary grzywny.

Warto jednak również zaznaczyć, że urlop na żądanie może zostać uznany za bezpodstawny, jeśli pracownik od dłuższego czasu wie o swojej nieobecności w danym terminie, a pracodawca nie udzielił mu urlopu wypoczynkowego w tym dniu z obiektywnych powodów chroniących jego interes. Wówczas pracodawca nie ma obowiązku udzielenia urlopu na żądanie.

Co robić, jeżeli pracownik nie przyjdzie do pracy pomimo braku zgody na urlop na żądanie?

Nieobecność pracownika na stanowisku pomimo braku zgody na urlop na żądanie jest uznawana za naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Jest ona uważana za nieusprawiedliwioną nieobecność. Pracownik nie otrzymuje też wynagrodzenia za dany dzień pracy. Należy pamiętać, że zgoda pracodawcy jest wymagana nawet w przypadku urlopu na żądanie i nie można jej zastąpić żadnym oświadczeniem pracownika. Potwierdził to Sąd Najwyższy w kilku wydawanych wyrokach.

W razie braku zgody pracodawcy na urlop na żądanie pracownik powinien stawić się w pracy. W przeciwnym razie ryzykuje poważnymi konsekwencjami. Pracodawca może samodzielnie zadecydować, jak potraktować taką nieusprawiedliwioną nieobecność. Możliwe jest nawet dyscyplinarne zwolnienie pracownika.

Urlop na żądanie i inne sprawy pracownicze – skorzystaj z profesjonalnej pomocy prawnej

Nie jesteś pewien jak rozwiązać kwestię urlopu wypoczynkowego lub urlopu na żądanie swoich pracowników? Potrzebujesz doradztwa kadrowego lub pomocy prawnej (np. w zakresie prawa pracy)? Skorzystaj ze wsparcia specjalistów. JB Solutions to doświadczony zespół wyspecjalizowany w obsłudze przedsiębiorstw. Zapewniamy merytoryczne, kompleksowe wsparcie w prowadzeniu biznesu. Sprawdź naszą ofertę!

Niniejsze podsumowanie ma charakter ogólny. Stan prawny aktualny na dzień publikacji artykułu. W przypadku zainteresowania poszczególnymi zagadnieniami prosimy o kontakt.