Nowe przepisy dotyczące sygnalistów

Po wielu miesiącach oczekiwania wreszcie 24 czerwca 2024 r. zostały opublikowane w Dzienniku Ustaw nowe przepisy dotyczące sygnalistów. Przepisy te wprowadzają nowe obowiązki dla wielu podmiotów w zakresie wdrożenia specjalnych procedur wewnętrznych oraz przygotowania kanałów zgłoszeń.

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów („Ustawa”) jest implementacją przepisów unijnych dotyczących ochrony sygnalistów. Dyrektywa o ochronie sygnalistów miała być wdrożona w poszczególnych krajach Unii Europejskiej do 17 grudnia 2021 r. a więc Polska implementowała te przepisy z ponad 2,5 letnim opóźnieniem.

Najistotniejsze pytanie, której pojawia się gdy słyszymy o nowych przepisach dotyczących sygnalistów albo z angielskiego „whistleblowerów”: czego dotyczą przepisy Ustawy? Otóż celem tych przepisów jest wprowadzenie ochrony dla osób, które zdecydują na ujawnienie nieprawidłowości, przestępstw lub innych naruszeń prawa.

Kim jest sygnalista?

Zgodnie z nowymi przepisami (art. 4 ust. 1 Ustawy) sygnalistą może być osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym m.in. pracownik, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, stażysta, wolontariusz, praktykant, funkcjonariusz oraz żołnierz.

Jakie naruszenia mogą być zgłaszane?

Przepisy Ustawy (art. 3) wskazują, że naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące m.in.

• korupcji;
• zamówień publicznych;
• usług, produktów i rynków finansowych;
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• bezpieczeństwa transportu;
• ochrony środowiska;
• bezpieczeństwa żywności i pasz;
• ochrony konsumentów;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych.

Nowe obowiązki dla podmiotów zatrudniających

Nowa Ustawa nakłada również szereg obowiązków w zakresie wdrożenia nowych procedur i kanałów zgłoszeń.

Procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, będzie musiał opracować i wdrożyć podmiot prawny (zarówno prywatny, jak i publiczny), na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób.

Do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia. Powyższe oznacza, że do tej liczby trzeba będzie zaliczyć również zleceniobiorców oraz osoby świadczące usługi w ramach działalności gospodarczej.

W przypadku podmiotu wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, nie stosuje się powyższego progu liczbowego.

Co powinna zawierać procedura?

Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna określić m.in.:

• wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego albo podmiot zewnętrzny upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
• sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych;
• bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych (działaniem następczym jest działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia);
• tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
• obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
• maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający co do zasady 3 miesięcy.

Co istotne zgodnie z art. 24 Ustawy procedura powinna zostać skonsultowana z:

• zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa; albo
• przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.

Konsultacje, powinny trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Sankcje karne

Trzeba podkreślić, że przepisy Ustawy (art. 54-59) zawierają również sankcje karne m.in. za brak ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych, za ujawnienie tożsamości sygnalisty, za podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty lub za uniemożliwianie lub istotne utrudnianie dokonania zgłoszenia. Kary zależne są od rodzaju naruszenia i może to być grzywna, kara ograniczenia wolności albo nawet pozbawienia wolności do lat 3.

Wejście w życie

Ustawa została ogłoszona w Dzienniku Ustaw w dniu 24 czerwca br. i wchodzi w życie po upływie trzech miesięcy od ogłoszenia, tj. 25 września 2024 r. Oznacza to, że podmiotom zatrudniającym co najmniej 50 osób, niezależnie od podstawy prawnej takiej współpracy, nie zostało już dużo czasu na wdrożenie przepisów Ustawy i wprowadzenie procedury oraz kanałów zgłoszeń.