Założenie działalności gospodarczej wydaje się być największym biurokracyjnym problemem. Nic bardziej mylnego. W trakcie prowadzenia własnej firmy na przedsiębiorcę spada bardzo dużo obowiązków. Podatki, składki i wiele innych opłat, które wymagają terminowości i sporego nakładu finansowego to tylko część codziennego funkcjonowania firmy.
Obowiązki ewidencyjne
Aby wypełnić cele podatkowe każdy przedsiębiorca musi prowadzić różne ewidencje. W niektórych formach prawnych prowadzenia działalności gospodarczej ten obowiązek jest mniejszy. Podstawowymi rodzajami ewidencji prowadzonych przez przedsiębiorców są ewidencja przychodów, środków trwałych, wyposażenia, pracownicza oraz księga przychodów i rozchodów.
Obowiązki względem Urzędu Skarbowego
Do obowiązków przedsiębiorcy względem Urzędu Skarbowego należy m.in. wpłacanie podatku PIT-4 oraz PIT-11. Istotne jest zachowanie terminów. PIT-4, czyli podatek dochodowy za pracownika, musi zostać odprowadzony do 20. dnia każdego miesiąca. PIT-11 to podsumowanie roczne przychodów osiągniętych przez pracownika i zleceniobiorcę, a także pobranych zaliczkach na podatek i składki. PIT-11 należy przekazać do Urzędu Skarbowego do końca lutego każdego roku działalności.
Osoba prowadząca działalność gospodarczą jest również zobligowana odprowadzać podatek PIT ze swojej działalności oraz podatek VAT. Konieczne jest także comiesięczne przekazywanie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) do organów kontroli skarbowej, w której zawarte są dane podatkowe firmy.
Obowiązki względem ZUS
Pierwszym obowiązkiem przedsiębiorcy po zatrudnieniu pracownika na umowie o pracę, bądź umowie o zlecenie jest zarejestrowanie go w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Termin wykonania tego obowiązku to 7 dni od dnia zatrudnienia. Nowego pracownika zgłasza się za pomocą formularza ZUS ZUA. W przypadku spraw związanych ze zmianami zatrudnienia wykorzystuje się również formularze: ZUS ZZA, ZUS ZIUA, ZUS ZCNA i ZUS ZWNA.
Co miesiąc należy również przekazać do ZUS deklarację ZUS DRA, w której zawarte są wszystkie sprawy związane ze składkami ubezpieczeniowymi. Do tej deklaracji dołącza się trzy załączniki: ZUS RCA, ZUS RSA oraz ZUS RZA.
Prowadzenie własnej działalności wymaga także zdawania raportów do Urzędu Statystycznego, przeprowadzania szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, gospodarkę odpadami, a także zgłaszanie zbiorów danych osobowych do Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Spora ilość obowiązkowych działań biurowych może być przekazana ekspertom. Pomocą w tego typu zagadnieniach zajmuje się biuro księgowo-doradcze JB Solutions, w którym pracują m.in. wykwalifikowani eksperci zajmujący się sprawami gospodarczymi.
| Obowiązki comiesięczne | ||
| Lp. | data | czynność |
| 1 | do 5-ego każdego miesiąca | należy złożyć deklaracje ZUS DRA dla jednostek budżetowych i samorządowe zakłady budżetowe oraz dokonać opłaty składki za wspomniany miesiąc |
| 2 | do 10-ego każdego miesiąca | należy złożyć deklaracje ZUS DRA dla osób fizycznych opłacających składki wyłącznie za siebie i opłacić składkę za wspomniany mieisąc |
| 3 | do 10-ego każdego miesiąca | wypłacenie wynagrodzeń |
| 4 | do 15-ego każdego miesiąca | należy złożyć deklaracje ZUS DRA przez pozostałych płatników (np. zatrudniających pracowników, zleceniobiorców ) i opłacić składkę za wspomniany miesiąc |
| 5 | do 20-ego każdego miesiąca | należy opłacić zaliczki na podatek (PIT-4) od wypłaconych przychodów ze stosunku pracy, pracy nakładczej, służbowego stosunku pracy, działalności wykonywanej osobiście, w tym z umowy zlecenia i o dzieło oraz opłacenie podatku zryczałtowanego (PIT-8A) pobranego od przychodów zatrudnionych osób podlegających zryczałtowanemu opodatkowaniu |
| 6 | do 20-ego każdego miesiąca | Złożenie: DEK-I-0, DEK-I-a, DEK-I-b, DEK-II-a, DEK-II-b i wpłata na PFRON za miesiąc poprzedni. lub złożenie przez pracodawców zwolnionych z wpłat na PFRON na podstawie art. 21 ust. 2, 2a, 2b i 2e ustawy o rehabilitacji informacji INF-1 |
| Obowiązki coroczne | ||
| Lp. | data | czynność |
| 1 | od 1-ego stycznia | Dzień, od którego zaczyna funkcjonować obowiązek stosowania przy rozliczeniach płacowych nowej kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę dla pracownika pełnoetatowego |
| 2 | 1-ego stycznia | Ustalenie stanu zatrudnienia do celów ustalenia obowiązku tworzenia zfśs w 2019 r. |
| 3 | do 31-ego stycznia | należy złożyć PIT-11 oraz ZUS IWA za rok poprzedni oraz PIT 4r, 8ar |
| 4 | do 31-ego stycznia | Poinformowanie zatrudnionych osób o nietworzenia zfśs i niewypłacania świadczenia urlopowego w bieżacym roku przez pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nieobjętych układem zbiorowym pracy lub niezobowiązanych do tworzenia regulaminu wynagradzania |
| 5 | do końca lutego | Zawiadomienie ZUS o łącznej kwocie dochodu osiągniętego w 2018 r. przez zatrudnianych emerytów lub rencistów |
| 6 | do końca lutego | trzeba przekazac pracownikom PIT-11 , PIT-8C, IFT-1R za rok poprzedni |
| 7 | od 1-ego marca | Zmiana kwot wolnych od potrąceń obowiązujących przy zasiłkach z ubezpieczenia społecznego (np. zasiłków chorobowych) |
| 8 | do 31-ego marca | Ostatni dzień na wypłatę tzw. trzynastki czyli dodatkowego wynagrodzenia rocznego za poprzedni rok |
| 9 | od 1-ego kwietnia | Rozpoczęcie nowego okresu składki wypadkowej czyli na okres od kwietnia bieżącego roku do marca roku przyszłego |
| 10 | do 31-ego maja | Przekazanie do ZUS zaświadczenia o przychodzie dla osób pobierających świadczenie przedemerytalne, z uwzględnieniem przychodów uzyskanych w kolejnych miesiącach od 1 marca roku poprzedniego do 28 lutego roku obecnego r. |
| 11 | do 30-ego września | Ostatni dzień na udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego za rok poprzedni. Ww. urlop zaległy pracownik musi rozpocząć najpóźniej w dniu 30 września obecnego roku |
| 12 | do 30-ego listopada | ustalenie płatników składek na przyszły rok do wypłaty zasiłków, który na ostatni dzień listopada zgłasza co najmniej 21 osób |
| 13 | do 31-ego grudnia | termin, do którego powinno sporządzić się plan urlopów na przyszły rok |
| 14 | do 31-ego grudnia | Dokonanie finalnej korekty odpisów na zfśs za obecny rok na podstawie rzeczywistego stanu zatrudnienia oraz wycofanie nadwyżki z konta zfśs na rachunek bieżący firmy lub pomniejszenia przyszłorocznego odpisu na działalność socjalną o kwotę nadpłaty – gdy faktyczna średnia liczba zatrudnionych jest niższa od tej planowanej, bądź odprowadzenie na wyodrębniony rachunek zfśs dodatkowych środków, których kwota zależy od rozmiarów różnicy między stanami planowanymi a faktycznymi – gdy zakładany poziom zatrudnienia jest mniejszy od rzeczywistego. |
| dodatkowo: | ||
| Lp. | data | czynność |
| 1 | od 1-ego lipca 2019 | obowiązek wprowadzenia PPK przez podmioty zatrudniające co najmniej 250 osób |
| 2 | do 26-ego września 2019 | Ostateczny termin na zawarcie umowy o zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową przez podmioty zatrudniające na dzień 31 grudnia 2018 r. co najmniej 250 osób (z wyłączeniem jednostek sektora finansów publicznych) |
| 3 | od 1-ego stycznia 2020 | obowiązek wprowadzenia PPK przez podmioty zatrudniające od 50 do 249 osób |
| 4 | od 1-ego lipca 2020 | obowiązek wprowadzenia PPK przez podmioty zatrudniające od 20 do 49 osób |
| 5 | od 1-ego stycznia 2021 | obowiązek wprowadzenia PPK przez pozostałe podmioty |
Prowadzenie własnej działalności wymaga także zdawania raportów do Urzędu Statystycznego, przeprowadzania szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, gospodarkę odpadami, a także zgłaszanie zbiorów danych osobowych do Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Spora ilość obowiązkowych działań biurowych może być przekazana ekspertom. Pomocą w takich zagadnieniach zajmuje się również biuro księgowo-doradcze JB Solutions, w którym pracują wykwalifikowani eksperci zajmujący się tego typu sprawami gospodarczymi, a także kompleksową obsługą kadrowo-płacową oraz księgową i doradczą
Niniejsze podsumowanie ma charakter ogólny. Stan prawny aktualny na dzień publikacji artykułu. W przypadku zainteresowania poszczególnymi zagadnieniami prosimy o kontakt.
