Pracownicy mogą otrzymywać od pracodawców różnego rodzaju dodatkowe świadczenia. Oprócz premii, bonusów czy benefitów pozapłacowych w wielu firmach nadal funkcjonują także nagrody jubileuszowe. Takie świadczenia mają zwykle stanowić formę docenienia wieloletniego stażu pracy i budować lojalność pracowników wobec pracodawcy.
Z perspektywy składek ZUS nagrody jubileuszowe są jednak szczególnym świadczeniem. Co do zasady bowiem niemal każde świadczenie otrzymywane przez pracownika stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. W przypadku nagród jubileuszowych ustawodawca przewidział jednak wyjątek.
Zasada: przychód pracownika co do zasady podlega składkom
Zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek pracowników stanowi przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych.
Oznacza to, że składki ZUS naliczane są co do zasady od wszelkiego rodzaju świadczeń otrzymywanych przez pracownika. Dotyczy to nie tylko wynagrodzenia zasadniczego, ale także premii, dodatków, nagród czy świadczeń rzeczowych.
Wyjątki od tej zasady zostały określone przede wszystkim w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe („Rozporządzenie składkowe”).
Kiedy nagroda jubileuszowa nie podlega składkom?
Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia składkowego z podstawy wymiaru składek wyłączone są:
„nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat”.
W praktyce oznacza to, że samo nazwanie świadczenia „nagrodą jubileuszową” nie wystarczy, aby uniknąć składek ZUS. Kluczowe znaczenie mają zasady przyznawania świadczenia. Aby możliwe było zastosowanie zwolnienia:
- nagroda powinna wynikać z regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego lub innych wewnętrznych źródeł prawa pracy,
- zasady jej przyznawania powinny być jasne i obiektywne,
- pracownik powinien nabywać do niej prawo nie częściej niż co 5 lat.
Jeżeli świadczenie ma charakter uznaniowy albo może być wypłacane częściej, ZUS może uznać, że podlega ono oskładkowaniu.
Data wypłaty czy okres, za który przysługuje nagroda?
W praktyce często pojawia się pytanie, czy problemem będzie sytuacja, w której pracownik otrzyma dwie nagrody w odstępie krótszym niż 5 lat.
Co ciekawe, ZUS od wielu lat wskazuje, że kluczowe znaczenie ma nie sama data wypłaty, lecz okresy, za które nagroda przysługuje.
Potwierdza to m.in. interpretacja ZUS z 8 lipca 2025 r. (sygn. DI/100000/43/503/2025). Organ wskazał, że decydujące znaczenie ma periodyczność nabywania prawa do nagrody wynikająca z regulaminów wewnętrznych pracodawcy.
Jednocześnie ZUS podkreśla, że wyjątki od tej zasady są interpretowane dość restrykcyjnie. Dobrym przykładem jest interpretacja z 27 marca 2025 r. (sygn. DI/100000/43/128/2025). Sprawa dotyczyła pracodawcy, który dopiero wprowadził regulamin nagród jubileuszowych. W efekcie część pracowników miała otrzymać kolejną nagrodę wcześniej niż po 5 latach od poprzedniej. ZUS uznał, że w takim przypadku zwolnienie składkowe nie znajdzie zastosowania.
Pokazuje to, że przy projektowaniu zasad wypłaty nagród jubileuszowych należy bardzo dokładnie przeanalizować przepisy przejściowe i harmonogram wypłat.
Nagroda jubileuszowa może mieć także formę rzeczową
Ciekawym zagadnieniem jest również forma nagrody jubileuszowej. W praktyce część pracodawców rozważa przyznawanie świadczeń rzeczowych zamiast wypłat pieniężnych.
ZUS potwierdza, że zwolnienie składkowe może dotyczyć także takich świadczeń. W interpretacji z 8 listopada 2024 r. (sygn. DI/200000/43/731/2024) organ analizował sytuację dotyczącą świadczeń rzeczowych i podkreślił, że termin „gratyfikacja” użyty w nawiasie, nie jest ograniczony tylko do świadczeń pieniężnych, tym samym w ww. pojęciu mieści się wartości nagrody jubileuszowej w formie rzeczowej i potwierdził, że również wartość przyznanych nagród jubileuszowych rzeczowych (świadczenia rzeczowe) będzie podlegała wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. W praktyce oznacza to, że nagroda jubileuszowa nie musi przybrać wyłącznie formy pieniężnej. Również świadczenia rzeczowe mogą korzystać z wyłączenia od składek ZUS, o ile spełnione są warunki wynikające z Rozporządzenia składkowego.
Powyższe podsumowanie ma charakter ogólny i dotyczy przepisów aktualnych na dzień publikacji artykułu. Jeśli masz pytania lub potrzebujesz wsparcia w konkretnej sprawie – skorzystaj z formularza kontaktowego.
