Zmiany w Companies House – jakie nowe przepisy obowiązują spółki w Wielkiej Brytanii?

Companies House, czyli brytyjski rejestr spółek (odpowiednik polskiego KRS), wprowadził w ostatnim czasie szereg istotnych zmian, które mają na celu zaostrzenie kontroli nad firmami działającymi na terenie Wielkiej Brytanii. Podstawą wdrożonych zmian jest ustawa „Economic Crime and Corporate Transparency Act” (ECCTA), która weszła w życie 26 października 2023 roku. Celem nowych przepisów jest zwiększenie przejrzystości biznesu i walka z przestępczością gospodarczą, czyli ograniczenie możliwości wykorzystywania spółek do nielegalnych celów.

W tym artykule omówimy najważniejsze zmiany wprowadzone przez ECCTA i ich wpływ na polskie firmy działające w UK.

Nowe przepisy obowiązujące spółki

Pierwsza pula zmian obowiązuje od 4 marca 2024 roku i dotknęła wszystkie spółki zarejestrowane lub planujące rejestrację w Companies House. Jakie najważniejsze zmiany zostały wdrożone?

1. Obowiązek podania „właściwego” adresu firmy

Nowe przepisy wymagają podania tzw. „właściwego” adresu, pod którym zarejestrowana jest firma. Zmiany te oznaczają, że nie można używać skrytki pocztowej (PO Box), jako adresu siedziby spółki. Co znaczy „właściwy” adres? Dla Companies House to taki, pod którym:

1. należy oczekiwać, że wszelkie dokumenty wysłane na adres siedziby dotrą do osoby działającej w imieniu spółki,
2. wszelkie dokumenty wysłane na ten adres mogą zostać zarejestrowane przez potwierdzenie doręczenia.

Nie oznacza to jednak, że jeśli pracujesz zdalnie z Polski, musisz od razu podawać swój prywatny adres zamieszkania. Przykładowo możesz skorzystać z adresu np. agenta zewnętrznego (jeśli spełnia powyższe warunki) czy biura wirtualnego z obsługą korespondencji.

Podkreślamy tę zmianę, ponieważ spółki nieposiadające odpowiedniego adresu siedziby mogą zostać wykreślone z rejestru. Jeśli Companies House zidentyfikuje tego typu sytuację, zmieni adres spółki na domyślny utrzymywany przez Companies House, a firma będzie miała 28 dni na dostarczenie właściwego adresu wraz z dowodem powiązania z tym adresem.

2. Obowiązek podania adresu mailowego

Nowe przepisy zobowiązały spółki do podawania do rejestru nie tylko właściwego adresu firmy, ale również adresu e-mail, pod którym można się z nimi skontaktować. Jak wskazuje Companies House, firmy mają obowiązek utrzymywania odpowiedniego zarejestrowanego adresu e-mail dokładnie w taki sam sposób jak adresu siedziby. Adres mailowy nie będzie jednak udostępniany publicznie, a wykorzystywany jedynie przez Companies House do komunikacji.

3. Obowiązek składania deklaracji o legalności

Nowe przepisy wymagają również, żebyś przy zakładaniu i rejestracji firmy w Wielkiej Brytanii złożył oświadczenie, w którym potwierdzisz, że zamierzona przyszła działalność Twojej spółki jest zgodna z prawem. Co więcej, składanie takiego oświadczenia będzie powtarzane co roku w Confirmation Statement.

Wzmocnienie uprawnień Companies House

ECCTA nie wprowadza jednak jedynie zmienionych czy nowych obowiązków dla spółek, ale również wzmacnia uprawnienia Companies House. Zgodnie z nową ustawą rejestr zyskał m.in. możliwość:

• dodawania adnotacji do wpisów w rejestrze

Companies House będzie mógł dodawać specjalne adnotacje do wpisów w rejestrze dotyczącym spółek. Adnotacje te będą mogły zawierać informacje o potencjalnych ryzykach związanych z daną spółką, np. o jej powiązaniach z osobami lub firmami o wątpliwej reputacji. Informacje te będą dostępne dla wszystkich osób, które sprawdzają spółki w rejestrze.

• samodzielnej weryfikacji danych

Companies House zyskał większe uprawnienia także w zakresie wyszukiwania i kwestionowania informacji, które wydają się nieprawidłowe lub niezgodne z informacjami, które posiada. Pozwoli mu to szybciej usuwać z rejestru informacje, jeśli uzna, że są niedokładne, niekompletne, fałszywe lub oszukańcze.

• kontroli nazw firm

Nazwy spółek będą podlegać bardziej rygorystycznym kontrolom, aby uniemożliwić ich wykorzystywanie do wprowadzania w błąd lub ukrywania nielegalnej działalności.

• weryfikacji tożsamości dyrektorów i udziałowców spółki

Jeśli spółka nie odpowie na formalny wniosek Companies House o udzielenie dodatkowych informacji w zakresie weryfikacji tożsamości, będzie się musiała liczyć z potencjalną karą finansową, adnotacją w rejestrze spółki czy nawet ściganiem.

Raportowanie online

Jednocześnie nowe przepisy stanowią dla Companies House podstawę, by wymagać tego, żeby spółki składały swoje sprawozdania finansowe w formacie cyfrowym poprzez oprogramowanie udostępnione przez IT Companies House. Przejście na korzystanie wyłącznie z tego oprogramowania będzie wprowadzane stopniowo w ciągu najbliższych 2–3 lat.

Wzrost opłat urzędowych

To jednak nie wszystkie zmiany wprowadzone w ostatnim czasie w Companies House. Od 1 maja 2024 roku wzrastają również opłaty za praktycznie wszystkie świadczone usługi. Za co przedsiębiorcy zapłacą więcej? Na pewno za założenie i rejestrację nowej firmy oraz rejestrację rocznych sprawozdań finansowych, ale również za takie zdarzenia jak zmiana nazwy spółki, redukcja udziałów czy zamknięcie spółki. Zwiększone opłaty mają odzwierciedlić koszty finansowania wdrożonych przez ECCTA uprawnień wymienionych powyżej.

Zmiany w Companies House – podsumowanie

Można założyć, że ECCTA będzie miała znaczący wpływ na firmy działające na terenie Wielkiej Brytanii. Z jednej strony wprowadzone przepisy nakładają na spółki nowe wymogi dotyczące przejrzystości i weryfikacji, do których muszą się obowiązkowo dostosować, a z drugiej – zwiększają uprawnienia Companies House w zakresie ograniczania możliwości wykorzystywania spółek do nielegalnych celów. W dłuższej perspektywie mogą się jednak przyczynić do zwiększenia zaufania do brytyjskiego rynku i stworzenia bardziej uczciwego oraz konkurencyjnego środowiska biznesowego.