Refundacja kosztów pracy zdalnej a przychód pracownika

Okres pandemii spowodował, że coraz więcej pracowników wykonuje pracę w formie zdalnej. Niestety, kwestie pracy zdalnej nie doczekały się jeszcze szczegółowej i kompleksowej regulacji w przepisach i w związku z powyższym powstaje pytanie, czy po stronie pracownika otrzymującego dodatkową kwotę celem pokrycia poniesionych wydatków lub otrzymuje świadczenie rzeczowe w tym zakresie, powstaje jednocześnie przychód podlegający opodatkowaniu.

Przepisy covidowe

Zgodnie z art. 3 pkt 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

Co do zasady, jak wynika z art. 3 pkt 4 powyższej ustawy narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej raz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca, jednakże na podstawie art. 3 pkt 5 przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Ekwiwalent pieniężny

Powyższe przepisy dotyczą jedynie aspektu praktycznego zapewnienia odpowiedniego wyposażenia i nie rozstrzygają kwestii podatkowych, w szczególności czy takie świadczenia przyznane pracownikowi stanowią jego przychód.

Zgodnie z podstawową zasadą przychodem ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Na szczęście dla pracowników organy podatkowe uznają, że świadczenia pieniężne przyznane przez pracodawcę pracownikom świadczącym pracę zdalną w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, nie stanowią przychodu ze stosunku pracy. Na pracodawcy nie ciążą więc obowiązki płatnika z tego tytułu. Takie stanowisko znajdujemy przykładowo w interpretacji z 29 marca 2022 r., sygn. 0114-KDIP3-2.4011.1137.2021.2.MN.

Świadczenia rzeczowe

Niekiedy pracodawcy zamiast wypłacać pracownikom comiesięczne dodatki do wynagrodzenia decydują się wyposażyć pracownika w odpowiedni sprzęt, np. laptopa, opłacając rachunki za internet czy prąd. W związku z tym pojawiły się wątpliwości, czy i jak pracownik powinien rozliczać takie świadczenie. Podobnie jak w przypadku ekwiwalentu pieniężnego, organy podatkowe uznają, że przychód nie powstaje, gdyż świadczenie nie ma charakteru definitywnie zwiększającego stan majątkowy danej osoby. Jednocześnie podkreślono, że w tym przypadku nie ma znaczenia, czy to pracownik sam zakupi potrzebne mu elementy wyposażenia i otrzyma od pracodawcy zwrot środków, czy pracodawca dokona zakupu we własnym zakresie i przekaże je pracownikowi do użytku przy pracy z domu (tak np. w interpretacji z 1 lutego 2021 r., sygn. 0115-KDIT1.4011.851.2020.1.KK).

Planowana zmiana przepisów

Warto podkreślić, że obecnie w Sejmie procedowana jest nowelizacja przepisów Kodeksu Pracy, która wprost będzie odnosiła się do konsekwencji podatkowych po stronie pracownika. Zgodnie z projektowanym art. 67²⁵ Kodeksu Pracy zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks Pracy oraz niektórych innych ustaw jest obecnie w Sejmie i należy się spodziewać, że nowe przepisy zaczną obowiązywać w trakcie najbliższych miesięcy.

Niniejsze podsumowanie ma charakter ogólny. Stan prawny aktualny na dzień publikacji artykułu. W przypadku zainteresowania poszczególnymi zagadnieniami prosimy o kontakt.