Pracodawcy zatrudniając pracowników i obliczając zaliczki na podatek są zobowiązani do uwzględniania kosztów uzyskania przychodów zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Standardowe koszty są dość niskie ale przepisy przewidują również możliwość stosowania wyższych 50% kosztów uzyskania przychodów dla niektórych pracowników wykonujących prace twórcze. Oznacza to, że część pracowników przy tej samej kwocie wynagrodzenia brutto może otrzymać wyższe wynagrodzenie „na rękę”. W ostatnim okresie takie struktury wynagradzania pracowników są jednak przedmiotem zainteresowania organów podatkowych w trakcie kontroli.
Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
Zgodnie z art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych („Ustawa PIT”) z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami, koszty uzyskania przychodów określa się w wysokości 50% uzyskanego przychodu, z tym że koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe.
Koszty nie mogą jednak przekroczyć w roku podatkowym kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej, tj. obecnie 120.000 złotych rocznie.
Możliwość zastosowania tych preferencyjnych kosztów została ograniczona do określonych rodzajów przychodów, w tym m.in. działalności twórczej w zakresie architektury, wzornictwa przemysłowego, muzyki, fotografiki, twórczości audialnej i audiowizualnej, programów komputerowych, gier komputerowych oraz dziennikarstwa jak również działalności badawczo-rozwojowej, naukowej, naukowo-dydaktycznej, badawczej, badawczo-dydaktycznej oraz prowadzonej w uczelni działalności dydaktycznej (art. 22 ust. 9b Ustawy PIT).
Jak wynika z przepisów, interpretacji organów podatkowych oraz orzecznictwa sądowego dla zastosowania 50% kosztów uzyskania przychodów do przychodów ze stosunku pracy, Ustawa PIT wprowadza następujące warunki:
- praca wykonywana przez pracownika jest przedmiotem prawa autorskiego, a więc spełnia przesłanki utworu określone w ustawie o prawie autorskim i prawach pokrewnych;
- pracownik jest twórcą w rozumieniu tej ustawy i uzyskiwanie przychodu przez pracownika wynika z korzystania przez twórcę z tychże praw lub rozporządzania tymi prawami;
- stosunek prawny łączący pracownika i pracodawcę przewiduje zróżnicowanie wynagrodzenia należnego pracownikowi za część związaną z korzystaniem z praw autorskich i część związaną z
- wykonywaniem typowych obowiązków pracowniczych oraz pracodawca prowadzi stosowną dokumentację w tym zakresie, np. prowadzi szczegółową ewidencję przekazanych utworów;
- określenie tej wartości lub procedur jej obliczania powinno być jasno i precyzyjnie zawarte w dokumentach regulujących treść stosunku pracy w czasie jego istnienia;
- przychody muszą być uzyskiwane z tych rodzajów działalności, o których mowa w art. 22 ust. 9b Ustawy PIT.
Honorarium autorskie a płaca minimalna
Chociaż przepisy prawa podatkowego o tym nie wspominają, należy pamiętać o tym, że część wynagrodzenia pracownika za prace nietwórcze nie powinna być niższa nić minimalne wynagrodzenie za pracę.
W świetle stanowiska Sądu Najwyższego honoraria autorskie przysługujące pracownikowi z tytułu przeniesienia praw autorskich do utworu w istocie nie stanowią składnika wynagrodzenia w rozumieniu przepisów ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (wyrok z 18 października 2017 r., sygn. I PK 278/16 oraz analogicznie w wyroku Sądu Rejonowego w Szczecinie z 26 stycznia 2021 r., sygn. IX P 106/19). Warto przy tym pamiętać, że wynagrodzenie minimalne zmienia się co roku a więc należy corocznie sprawdzać czy część wynagrodzenia pracowników za czynności nieautorskie nie spadła poniżej wymaganego minimum.
Kontrole organów podatkowych
Biorąc pod uwagę, że stosowanie kosztów autorskich powoduje, że pracownicy dostają większe wynagrodzenie netto, wprowadzenie takiej struktury wynagradzania wymaga odpowiedniego planowania i wdrożenia odpowiedniej dokumentacji, np. wprowadzenie zasad stosowania 50% kosztów autorskich w przepisach wewnątrzzakładowych (np. regulaminach), a także prowadzenie szczegółowej dokumentacji, z której będzie wynikało, że czas został faktycznie przeznaczony na realizację pracy twórczej. Właśnie taka dokumentacja będzie pomocna w trakcie ewentualnej kontroli organów podatkowych.
Niniejsze podsumowanie ma charakter ogólny. W przypadku zainteresowania poszczególnymi zagadnieniami prosimy o kontakt.
