Księgi rachunkowe – co to? Kiedy są obowiązkowe?

Księgi rachunkowe to skomplikowane zbiory zapisów księgowych, do których prowadzenia zobowiązane są niektóre podmioty, a inne mogą z nich korzystać na zasadzie dobrowolności. Jest to jeden z dostępnych sposobów dokumentacji  zdarzeń gospodarczych w działalności gospodarczej przewidzianych polskimi przepisami.

Czym są księgi rachunkowe?

Księgi rachunkowe, zwane potocznie pełnymi księgami, to zestaw dokumentów księgowych, rozliczeniowych oraz ksiąg pomocniczych wymaganych przy rozliczeniu niektórych form działalności gospodarczej. Umożliwiają precyzyjne śledzenie przepływów pieniężnych oraz porządkowanie danych finansowych, a dla kadry zarządzającej mogą być bezcennym źródłem informacji o kondycji firmy.

Elementy ksiąg rachunkowych

• Dziennik ksiąg rachunkowych. Jest to chronologiczne zestawienie wszystkich działań w danym okresie sprawozdawczym. Może być to zbiór jednolity albo można prowadzić wyodrębniony system ksiąg dziennika, warunkiem koniecznym pozostaje jednak zachowanie możliwości precyzyjnego i jednoznacznego przyporządkowania zapisu do zdarzenia.
• Konta księgi głównej. Jest to podstawowy element ksiąg rachunkowych. Pozwala w ujęciu systematycznym uporządkować zdarzenia gospodarcze. Nazywane są też kontami syntetycznymi i stanowią podstawę weryfikacji zgodności z kontami pomocniczymi.
• Konta pomocnicze, czyli konta analityczne. Dostarczają one pogłębionej wiedzy na temat zapisów z kont księgi głównej. Wyszczególnia się tu zbiory zapisów księgowych: obrotów na kasie, środków trwałych, rozliczeń z kontrahentami, pracownikami, sprzedaży, zakupu, kosztów i inne w miarę potrzeb i specyfiki przedsiębiorstwa.
• Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i pomocniczych. Sumaryczne wyszczególnienie zdarzeń z danego okresu sprawozdawczego dla poszczególnych kont. Obroty wynikające z zestawienia obrotów i sald powinny być równe obrotom z dziennika – jeśli nie są, oznacza to, że w ewidencji został popełniony błąd.
• Inwentarz. Wykaz składników aktywów i pasywów sporządzają jednostki, które nie prowadziły uprzednio ksiąg rachunkowych. Dla tych, które je prowadziły, dokumentem równoważnym z inwentarzem jest zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych i księgi głównej.

Kto ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych?

Prowadzenie pełnych ksiąg jest obowiązkowym sposobem rozliczenia dla podmiotów wymienionych art. 2 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W szczególności dotyczy to:

• spółek handlowych;
• osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich wykazujących obrót powyżej 2 milionów Euro;
• jednostek działających na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych;
• gmin, powiatów, województw, ich związków oraz budżetów jednostek samorządu terytorialnego;
• jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej;
• oddziałów i przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych;
• innych jednostek, jeśli otrzymują one na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje.

Kto może prowadzić księgi rachunkowe?

Każdy podmiot, który nie ma takiego obowiązku, może na podstawie ustawy o rachunkowości prowadzić księgi rachunkowe. W tym przypadku istotne jest, że przy dobrowolnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych obowiązują takie same wymogi, jak przy ich obligatoryjnym prowadzeniu.

Co podlega zapisowi w księgach rachunkowych?

W księgach rachunkowych zapisuje się zdarzenia o charakterze operacji gospodarczej. To rozróżnienie wymaga pewnej analizy. Nie każde zdarzenie będzie bowiem operacją gospodarczą. Rozróżnia się je na podstawie skutków dla finansów przedsiębiorstwa. Jeśli konkretne zdarzenie z chwilą zaistnienia powoduje zmianę stanu aktywów lub pasywów, to jest operacją gospodarczą – i tylko wtedy. Nawet jeśli zdarzenie co do zasady rodzi konieczność poniesienia wydatków, samo w sobie operacją gospodarczą nie jest. Na przykład podpisanie umowy o pracę z pracownikiem rodzi późniejszy obowiązek wypłaty wynagrodzenia, jednak samo w sobie nie jest operacją gospodarczą, jako że z podpisaniem umowy nie wiąże się żadna operacja finansowa. Zdarzeniem wymagającym przeniesienia do ksiąg jest dopiero fakt wypłaty wynagrodzenia.

Gdzie prowadzi się księgi rachunkowe?

Księgi rachunkowe prowadzi się zasadniczo w siedzibie firmy, natomiast prawo dopuszcza prowadzenie ich w innym miejscu, które powinno być wskazane w danych firmy. Miejscem tym mogą być firmy z Polski, z obszaru Unii Europejskiej, Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu lub spoza niego, o ile zawarły one właściwą umowę dotyczącą swobody świadczenia usług. Prowadzenie ksiąg rachunkowych poza siedzibą firmy podlega zgłoszeniu do Urzędu Skarbowego.

W jaki sposób otwiera się księgi rachunkowe?

Prowadzenie księgi rachunkowej rozpoczyna się w ciągu 15 dni od:

• rozpoczęcia działalności, przy czym za rozpoczęcie działalności przyjmuje się dzień pierwszego zdarzenia o charakterze operacji gospodarczej;
• w dniu zmiany formy prawnej;
• w dniu wpisu połączenia lub podziału jednostki;
• w dniu rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości.

Zasadniczo rozpoczęciem prowadzenia ksiąg rachunkowych jest również rozpoczęcie ich prowadzenia na kolejny rok obrotowy, przy czym pozycje inwentarza sporządzonego zastępuje się wówczas zestawieniem sald.

W jaki sposób zamyka się księgi rachunkowe?

Zamknięcie ksiąg rachunkowych to takie ich zabezpieczenie, aby nie można już było wprowadzać zmian. Dokonuje się tego w ciągu  3 miesięcy od wystąpienia zdarzenia będącego przesłanką do zamknięcia ksiąg, a więc:

• zakończenia roku obrotowego;
• zakończenia działalności (również w przypadku zakończenia likwidacji lub nieumorzonego postępowania upadłościowego);
• na dzień przed zmianą formy prawnej;
• wpisu połączenia w jednostce przejmowanej;
• na dzień przed postawieniem w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości.

Księgi rachunkowe bez zarzutu? Z nami zawsze!

Czy prowadzenie ksiąg rachunkowych naprawdę jest takie skomplikowane? Tak. Przepisy bywają niejednoznaczne, poziom wymaganej precyzji jest naprawdę wysoki, a całe to wyzwanie zajmuje sporo czasu, dlatego jeśli Twoja firma jest zobowiązana do przygotowywania sprawozdań finansowych na podstawie ksiąg, zgłoś się do nas. W JB Solutions zajmujemy się prowadzeniem ksiąg, do których nie można zgłosić żadnych zastrzeżeń.

Niniejsze podsumowanie ma charakter ogólny. Stan prawny aktualny na dzień publikacji artykułu. W przypadku zainteresowania poszczególnymi zagadnieniami prosimy o kontakt.