Pracodawcy coraz częściej finansują pracownikom dodatkowe świadczenia. Mogą to być wyjazdy i spotkania integracyjne, pakiety medyczne, karty sportowe, świadczenia świąteczne czy pomoc materialna. Wydatki na działalność socjalną pracodawcy w kosztach CIT wymagają analizy nie tylko celu takiego wydatku, lecz także źródła jego finansowania. Inaczej rozlicza się bowiem wydatki pokrywane ze środków obrotowych pracodawcy, a inaczej świadczenia finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS).
Ogólna zasada – związek wydatku z działalnością
Punktem wyjścia jest art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych („Ustawa CIT”). Zgodnie z nim kosztem uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, o ile nie zostały wyłączone z kosztów na podstawie art. 16 ust. 1 Ustawy CIT.
W przypadku świadczeń na rzecz pracowników związek z przychodami może mieć charakter pośredni. Organy podatkowe akceptują argumentację, że wydatki służące poprawie warunków pracy, integracji zespołu, motywacji pracowników lub ograniczeniu rotacji mogą wpływać na efektywność pracy i w konsekwencji na przychody pracodawcy. Nie oznacza to jednak, że każdy wydatek o „pracowniczym” charakterze automatycznie staje się kosztem. Konieczne jest wykazanie jego gospodarczego uzasadnienia i odpowiednie udokumentowanie.
Działalność socjalna a art. 16 ust. 1 pkt 45 Ustawy CIT
Szczególne ograniczenie przewiduje art. 16 ust. 1 pkt 45 Ustawy CIT. Przepis ten wyłącza z kosztów uzyskania przychodów wydatki pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o ZFŚS. Wyjątkiem są m.in. świadczenia urlopowe, które pracodawca wypłaca zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych („Ustawa ZFŚS”).
Ustawa ZFŚS szeroko definiuje działalność socjalną. Obejmuje ona m.in. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową (art. 2 pkt 1 Ustawy ZFŚS).
W praktyce podatkowej duże znaczenie ma jednak sposób finansowania świadczenia. Jeżeli określone świadczenia są finansowane ze środków ZFŚS, pracodawca nie rozpoznaje ponownie kosztu podatkowego w momencie wydatkowania środków Funduszu. Wynika to z konstrukcji przepisów o ZFŚS: kosztem podatkowym mogą być już odpisy i zwiększenia na Fundusz, jeżeli spełnione są warunki z art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b Ustawy CIT.
ZFŚS – kosztem jest co do zasady odpis lub zwiększenie
Art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b Ustawy CIT pozwala zaliczyć do kosztów odpisy i zwiększenia na ZFŚS, które zgodnie z przepisami o Funduszu obciążają koszty działalności pracodawcy, pod warunkiem że równowartość tych kwot została rzeczywiście wpłacona na rachunek ZFŚS.
Potwierdza to aktualna praktyka interpretacyjna. W interpretacji z 21 stycznia 2026 r. (sygn. 0111-KDIB1-2.4010.615.2025.1.AW), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że również dodatkowe zwiększenie ZFŚS może stanowić koszt podatkowy, jeżeli ma podstawę w regulacjach obowiązujących u pracodawcy, obciąża jego koszty w rozumieniu Ustawy ZFŚS i zostało faktycznie wpłacone na rachunek Funduszu.
Wydatki ze środków obrotowych mogą być kosztem
Inaczej należy oceniać świadczenia finansowane bezpośrednio ze środków obrotowych pracodawcy. Jeżeli mają one realny związek z zatrudnieniem i działalnością gospodarczą, organy podatkowe dopuszczają ich zaliczenie do kosztów na zasadach ogólnych.
Dobrym przykładem są wydatki integracyjne. W interpretacji z 8 lipca 2025 r. (sygn. 0114-KDIP2-1.4010.253.2025.4.PK), Dyrektor KIS potwierdził możliwość zaliczenia do kosztów wydatków na dobrowolne spotkania i wycieczki integracyjne dla pracowników finansowane ze środków obrotowych. Celem wydarzeń była poprawa komunikacji, atmosfery pracy i motywacji. Organ wskazał również, że art. 16 ust. 1 pkt 45 Ustawy CIT nie wyłączał tych wydatków, ponieważ nie były one finansowane z ZFŚS.
Podobne podejście widoczne jest w interpretacji z 20 stycznia 2025 r. (sygn. 0111-KDIB2-1.4010.632.2024.1.BJ). Dotyczyła ona świadczeń świątecznych wypłacanych ze środków obrotowych obecnym oraz byłym pracownikom (emerytom i rencistom). Organ zaakceptował możliwość ich rozliczenia w kosztach, uznając, że podatnik wykazał ich związek z przychodami i zabezpieczeniem źródła przychodów.
W praktyce oznacza to, że przed oceną skutków CIT trzeba ustalić nie tylko charakter świadczenia, lecz także źródło finansowania i podstawę jego przyznania. W przypadku ZFŚS kluczowe jest prawidłowe rozpoznanie kosztu na etapie odpisu lub zwiększenia Funduszu. Przy finansowaniu ze środków obrotowych zasadnicze znaczenie ma natomiast wykazanie związku wydatku z działalnością gospodarczą.
Masz wątpliwości, jak rozliczyć świadczenia pracownicze lub wydatki na działalność socjalną w CIT? Skontaktuj się z nami.
Powyższe podsumowanie ma charakter ogólny i dotyczy przepisów aktualnych na dzień publikacji artykułu. Jeśli masz pytania lub potrzebujesz wsparcia w konkretnej sprawie – skorzystaj z formularza kontaktowego.
