W polskim prawie pracy związki zawodowe odgrywają ważną rolę. Reprezentują interesy pracowników i mają wpływ na decyzje pracodawcy. Ich funkcjonowanie generuje dla firmy pewne koszty. Właściciele firm często zastanawiają się, czy takie wydatki mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Obowiązki pracodawcy wobec związków zawodowych
Obowiązki pracodawcy wobec związków zawodowych reguluje ustawa o związkach zawodowych. Pracodawca ponosi różne koszty związane z ich funkcjonowaniem. Oto najważniejsze z nich:
- Zwolnienie od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia (art. 31 ust. 1): Pracodawca zwalnia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia członka zarządu zakładowej organizacji związkowej. Dotyczy to czasu niezbędnego do wykonania czynności związkowych, które nie mogą być wykonywane poza godzinami pracy.
- Udostępnianie pomieszczeń i urządzeń (art. 33 ust. 1): Pracodawca ma obowiązek udostępnić zakładowej organizacji związkowej pomieszczenia i urządzenia niezbędne do jej działania. Chodzi o biuro, meble, dostęp do Internetu, telefonu, a także możliwość korzystania z innych urządzeń biurowych.
Przepisy Ustawy CIT
Zasady zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów reguluje art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych („Ustawa CIT”). Mówi on, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wyjątki stanowią koszty wymienione w art. 16 Ustawy CIT.
Aby dany wydatek stanowił koszt podatkowy, musi istnieć racjonalny związek między jego poniesieniem a przychodem firmy. Musi też mieć charakter definitywny i być właściwie udokumentowany.
Wynagrodzenia pracowników-związkowców
Jak wskazaliśmy powyżej, zgodnie z regulacjami ustawy o związkach zawodowych, pracodawcy są zobowiązani ponosić koszty wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne, związane z zatrudnianiem pracownika zwolnionego/oddelegowanego do pracy w związkach zawodowych.
Na szczęście dla pracodawców organy podatkowe zgadzają się zaliczyć taki wydatek do kosztów podatkowych. Organy uznają, że ponosząc te wydatki pracodawca pozostaje w zgodzie z przepisami prawa. Utrzymuje też dobre relacje ze związkami zawodowymi. To umożliwia efektywne prowadzenie działalności gospodarczej. Ogranicza ryzyko protestów pracowniczych i zarzutów naruszania prawa. Wydatki te motywują pracowników i dają poczucie odpowiedniego zabezpieczenia interesów pracowniczych. W rezultacie więc, wydatki te w sposób pośredni przekładają się na zabezpieczenie źródła przychodów podatkowych. Tak np. w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 10 maja 2019 r. (sygn. 0111-KDIB1-2.4010.137.2019.1.MS).
Inne wydatki na związki zawodowe
Niestety dla pracodawców, organy podatkowe od wielu lat uznają, że inne wydatki na związki zawodowe nie są kosztem podatkowym.
W wydawanych interpretacjach organy podkreślają, że takie wydatki nie służą uzyskiwaniu przychodu przez spółkę bądź zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła tego przychodu, ale celom związków zawodowych. Zatem, przedmiotowe wydatki nie spełniają przesłanek uznania ich za koszty uzyskania przychodów, określonych w art. 15 ust. 1 Ustawy CIT.
Idealnie to podejście podsumowano w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 27 marca 2013 r. (sygn. II FSK 1460/11) gdzie sąd wskazał, że „o ile pracodawca zmierza zwykle do zwiększania przychodów i zmniejszania kosztów ich uzyskania, w tym również kosztów pracy, o tyle związki zawodowe dążą zwykle do zwiększania wynagrodzeń za pracę, poprawy warunków pracy i socjalnych, co zwykle, w razie spełnienia żądań, skutkuje podniesieniem kosztów działalności pracodawcy. Wspieranie finansowe związków zawodowych nie przekłada się w związku z tym na zwiększenie przychodów pracodawcy, a co najwyżej, na poprawę warunków prowadzenia przez te związki działalności na terenie zakładu pracy.„
W kontekście konkretnych wydatków, organy podatkowe odmówiły zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków na utrzymanie międzyzakładowych organizacja związkowych takie jak utrzymanie pomieszczeń, media, koszty usług telekomunikacyjnych oraz transportowych (interpretacja z 29 maja 2014 r., sygn. IPTPB3/423-77/14-2/IR), zwrotu kosztów wyjazdów odbywanych w celach tej organizacji poza siedzibę pracodawcy (interpretacja z 20 kwietnia 2015 r., sygn. ILPB3/4510-1-26/15-2/JG) czy zwrot kosztów podróży przedstawicieli związków zawodowych w związku z ich udziałem w posiedzeniach komisji socjalnej (interpretacja z 2 października 2018 r., sygn.
0114-KDIP2-2.4010.359.2018.1.AS).
Powyższe podsumowanie ma charakter ogólny i dotyczy przepisów aktualnych na dzień publikacji artykułu. Jeśli masz pytania lub potrzebujesz wsparcia w konkretnej sprawie – skorzystaj z formularza kontaktowego.
