Podpis elektroniczny stał się naszą codziennością, zwłaszcza w kontaktach z kontrahentami i klientami. Nic w tym dziwnego – są wygodną alternatywą dla ręcznego podpisywania się i koniecznością stawiania się osobiście w różnych miejscach.
Ale czy każdą umowę możesz podpisać elektronicznie? Czym różni się zwykły podpis elektroniczny od kwalifikowanego?
W tym artykule rozwiewamy najczęstsze wątpliwości przedsiębiorców i wskazujemy przy jakich czynnościach prawnych zwykły podpis elektroniczny okaże się niewystarczający.
Czym jest podpis elektroniczny i jak działa?
Zgodnie z definicją zawartą w unijnym rozporządzeniu regulującym identyfikację elektroniczną i usługi zaufania, podpis elektroniczny to “dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis” (art. 3 pkt 10 rozporządzenia eIDAS).
W oparciu o powyższe rozporządzenie wyróżniamy trzy rodzaje podpisów elektronicznych:
- Zwykły,
- Zaawansowany,
- Kwalifikowany.
Zwykły podpis elektroniczny
Zwykły podpis elektroniczny to najprostsza forma podpisu elektronicznego. Obejmuje wszelkie dane w formie elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi i które służą jako sposób identyfikacji podpisującego.
Może to być np. wpisanie imienia i nazwiska pod wiadomością e-mail, kliknięcie przycisku „akceptuję” czy zeskanowany podpis. Choć taki podpis może mieć moc dowodową w postępowaniu sądowym, jego skuteczność prawna zależy od okoliczności sprawy i nie jest gwarantowana.
Co do zasady zwykły podpis elektroniczny jako oświadczenie woli jest równoważnye z przewidzianą w Kodeksie cywilnym “formą dokumentową”. Jeżeli ustawa nie przewiduje specjalnej formy zawarcia danej umowy (np. formy pisemnej), to zwykły podpis elektroniczny w zupełności wystarczy do ważnego jej podpisania.
Zaawansowany podpis elektroniczny
Zaawansowany podpis elektroniczny to forma podpisu, która musi spełniać cztery kluczowe kryteria:
- jest jednoznacznie przyporządkowany podpisującemu,
- umożliwia identyfikację podpisującego,
- jest tworzony z użyciem danych do składania podpisu elektronicznego, które podpisujący może użyć z zachowaniem wyłącznej kontroli,
- jest powiązany z danymi w taki sposób, że jakakolwiek zmiana tych danych jest wykrywalna.
Przykładem popularnego i bezpłatnego zaawansowanego podpisu elektronicznego jest podpis zaufany, powiązany z usługą Profil Zaufany, dostępną w polskim systemie administracji publicznej.
Podpis zaufany umożliwia podpisywanie dokumentów elektronicznych w kontaktach z administracją publiczną, m.in. poprzez platformę ePUAP.
Szczegóły na temat podpisu zaufanego można znaleźć na stronie rządowej: https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany.
Podpisu zaufanego można użyć także do podpisywania prywatnych dokumentów. Podobnie jak zwykły podpis elektroniczny, jego użycie do podpisania umowy zapewnia zachowanie formy dokumentowej.
Kwalifikowany podpis elektroniczny
Kwalifikowany podpis elektroniczny to najwyższa forma podpisu elektronicznego. Jest to zaawansowany podpis, który:
- został złożony za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego,
- opiera się na kwalifikowanym certyfikacie wydanym przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania.
Podpis ten ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu we wszystkich państwach członkowskich UE.
Może być używany w obrocie prawnym i gospodarczym przy czynnościach, które dla swojej ważności wymagają formy pisemnej, czyli np.:
- przeniesienie autorskich praw majątkowych do utworu;
- umowa leasingu;
- udzielenie pełnomocnictwa;
- umowa spółki jawnej,
- umowa o zakazie konkurencji dla pracownika pozostającego w stosunku pracy.
A co z umowami o pracę podpisywanymi na odległość?
W ostatnich latach temat podpisywania umów o pracę w formie elektronicznej wywoływał wiele wątpliwości – szczególnie w kontekście wymogu zachowania formy pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia przez pracodawcę.
Pewne zmiany w interpretacji tej sytuacji przyniosły konferencje Państwowej Inspekcji Pracy z listopada 2021 r. oraz marca 2022 r. Podczas tych konferencji PIP przedstawił stanowisko, że pracodawca nie naraża się na karę, jeśli podpisze umowę o pracę podpisem kwalifikowanym, a pracownik – nawet w formie prostego oświadczenia woli, np. SMS-em czy podpisem zaufanym.
W ocenie PIP, jeśli kwalifikowana forma elektroniczna może być równoważna pisemnej, to wymóg pisemności warunków zatrudnienia przedstawionych przez pracodawcę z art. 29 §2 Kodeksu pracy zostaje spełniony, jeśli to pracodawca potwierdzi warunki zatrudnienia w formie kwalifikowanej przed dopuszczeniem pracownika do pracy.
Chociaż Kodeks pracy nadal jest niedostosowany do realiów cyfrowych, to w przypadku kontroli organów najważniejsze jest, by potwierdzenie warunków zatrudnienia nastąpiło przed rozpoczęciem pracy. Inspektorzy nie powinni mieć zastrzeżeń, jeśli data dokumentu potwierdzającego będzie wcześniejsza niż dzień rozpoczęcia pracy.
Należy jednak pamiętać, że taka forma może nie wystarczyć, jeśli umowa zawiera elementy wymagające formy pisemnej pod rygorem nieważności, np. zakaz konkurencji. W takich przypadkach pełna forma pisemna (w tym kwalifikowany podpis obu stron) nadal pozostaje konieczna.
Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje dokumenty są podpisywane w sposób ważny i skuteczny – skonsultuj się ze specjalistą. Zespół naszych ekspertów z Działu Prawnego służy pomocą w ocenie formy zawieranych umów oraz ryzyka z tym związanego. Sprawdź, w czym możemy Ci pomóc – https://jbsolutions.pl/uslugi/obsluga-prawna/
Powyższe podsumowanie ma charakter ogólny i dotyczy przepisów aktualnych na dzień publikacji artykułu. Jeśli masz pytania lub potrzebujesz wsparcia w konkretnej sprawie – skorzystaj z formularza kontaktowego.
