Zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, w określonych sytuacjach, pracownicy uprawnieni są do otrzymywania świadczeń urlopowych. Pracodawcy muszą jednak pamiętać nie tylko o obowiązku wypłaty takiego świadczenia ale również o obowiązkach płatnika z tym związanych.
Czym jest świadczenie urlopowe?
Świadczenie urlopowe to dodatkowe świadczenie pieniężne przysługujące pracownikowi raz w roku. Reguluje je ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych („Ustawa o ZFŚS”).
Artykuł 3 ust. 3 Ustawy o ZFŚS określa, że pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełny etat mogą tworzyć fundusz do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 tej ustawy lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe.
Świadczenie urlopowe wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Jego wypłata następuje najpóźniej w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie tego urlopu. Wysokość tego świadczenia nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika, ustalonego proporcjonalnie do jego wymiaru czasu pracy.
Podatek dochodowy od osób fizycznych
Świadczenie urlopowe stanowi przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych („Ustawa PIT”). Zasadą jest więc, że podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych.
Pewne zwolnienia przewidziane są w art. 21 ust. 1 pkt 67 Ustawy PIT. Przepis ten zwalnia od podatku świadczenia pieniężne i rzeczowe sfinansowane z ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, do kwoty 1000 zł rocznie. Zwolnienie to jednak nie obejmuje klasycznego świadczenia urlopowego wypłacanego przez pracodawców. Organy podatkowe wskazują, że świadczenie urlopowe nie jest uzależnione od sytuacji materialnej pracownika, a więc nie spełnia przesłanek działalności socjalnej. W interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 13 września 2010 r. (sygn. IBPBII/1/415-588/10/HK) potwierdzono, że świadczenie urlopowe nauczycieli, choć finansowane z funduszu, nie korzysta ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 67 Ustawy PIT.
W praktyce oznacza to, że podatek dochodowy obejmuje całe świadczenie urlopowe, niezależnie od tego, skąd pochodzi jego finansowanie.
Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne
Z punktu widzenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne sytuacja jest korzystniejsza. Świadczenie urlopowe, jeśli jest wypłacone zgodnie z Ustawą o ZFŚS i nie przekracza rocznie wysokości odpisu podstawowego, nie podlega oskładkowaniu. Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
ZUS w interpretacjach potwierdza, że świadczenie urlopowe nie stanowi podstawy wymiaru składek. W decyzji z 10 czerwca 2025 r. (sygn. DI/100000/43/448/2025) wskazano, że pracodawca zatrudniający 5 osób, który wypłaca świadczenie urlopowe w wysokości nieprzekraczającej odpisu podstawowego, może korzystać ze zwolnienia ze składek. Podobnie w interpretacji z 3 sierpnia 2023 r. (sygn. WPI/200000/43/722/2023) ZUS uznał, że świadczenie urlopowe wypłacane przez spółkę zatrudniającą mniej niż 20 osób nie podlega składkom społecznym i zdrowotnym.
W obu przypadkach podkreślono jednak, że zwolnienie działa tylko wtedy, gdy pracodawca wypłaci świadczenie zgodnie z warunkami ustawy o ZFŚS. Pracodawca musi przyznać je każdemu pracownikowi, który wykorzystuje 14 kolejnych dni urlopu, a jego wysokość nie może przekroczyć odpisu podstawowego.
Świadczenie urlopowe a koszty uzyskania przychodów
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych („Ustawa CIT”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.
Przepis art. 16 ust. 1 pkt 45 Ustawy CIT stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; kosztem uzyskania przychodów są jednak świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Z powyższego wynika, że wypłacone świadczenia urlopowe są kosztem wyłącznie wtedy, gdy możliwość wypłaty takich świadczeń przewiduje Ustawa o ZFŚS.
Powyższe podsumowanie ma charakter ogólny i dotyczy przepisów aktualnych na dzień publikacji artykułu. Jeśli masz pytania lub potrzebujesz wsparcia w konkretnej sprawie – skorzystaj z formularza kontaktowego.
