Wyobraź sobie, że prowadzisz projekt wdrożenia systemu CRM dla średniej wielkości firmy.
Zakres prac od dawna ustalony, projekt rusza zgodnie z planem, ale już po tygodniu klient
zaczyna zgłaszać dodatkowe potrzeby, chociaż żadne takie działania wcześniej nie były
ustalone. To klasyczny przykład tzw. “scope creep”, czyli niekontrolowanego wzrostu
zakresu projektu po jego rozpoczęciu.
W tym artykule opowiadamy, jak dokładnie wygląda to zjawisko wśród pracowników,
jakie są jego konsekwencje i jak możesz mu zapobiec.
Scope creep – na czym polega i dlaczego może się zdarzyć u pracownika?
Scope creep (po polsku czasem tłumaczone jako „pełzanie zakresu”) to zjawisko
w zarządzaniu projektami, które odnosi się do sytuacji, gdy zakres projektu
stopniowo się rozszerza. Dzieje się to często bez formalnej kontroli, zatwierdzenia
lub aktualizacji planu projektu. W ten sposób zaczyna obejmować więcej
niż pierwotnie uzgodniono, co może prowadzić do m.in. problemów
z harmonogramem, budżetem i jakością.
Scope creep w kontekście obowiązków pracowniczych możemy uznać z kolei za
stopniowe, niekontrolowane rozszerzanie zadań i odpowiedzialności pracownika
poza pierwotnie ustalone ramy jego stanowiska. Często odbywa się to bez
formalnej zmiany opisu stanowiska, dodatkowego wynagrodzenia
czy odpowiedniego przeszkolenia.
Przykładów nie trzeba szukać daleko:
- pracownik marketingu otrzymuje zadania rekrutacyjne, mimo że ani nie zna narzędzi HR,
ani nie czuje się kompetentny w ocenie kandydatów, - specjalista IT zostaje „na chwilę” oddelegowany do szkoleń sprzedażowych, które potem stają się jego stałym obowiązkiem,
- grafik komputerowy „przy okazji” tworzy prezentacje PowerPoint dla działu sprzedaży, mimo że nie ma doświadczenia w projektowaniu materiałów marketingowych,
- a młodszy specjalista z czasem zaczyna wykonywać zadania zarezerwowane
dla starszych specjalistów, bez awansu i podwyżki.
Brzmi to abstrakcyjnie, ale to często codzienna rzeczywistość firm – zarówno mniejszych, jak i większych.
Skąd się bierze scope creep w obowiązkach pracowników?
Wszystko zaczyna się niewinnie: od „drobnej prośby”, „pilnej potrzeby” lub „tymczasowego
wsparcia”. Z czasem jednak te pojedyncze, drobne prośby przeradzają się w stałe zadania,
znacząco odbiegające od pierwotnego profilu stanowiska.
Czynnikami, które potęgują ryzyko pojawienia się scope creep w organizacji są:
- Niejasne opisy stanowisk
Ogólne sformułowania typu „wykonywanie innych zadań zleconych przez przełożonego”
otwierają szeroko furtkę do nieograniczonego dodawania obowiązków. - Pułapka zaangażowania i lęk przed działaniami represyjnymi
Niektórzy pracownicy – chcąc być postrzegani jako pomocni i zaangażowani,
a jednocześnie bojąc się konsekwencji potencjalnej odmowy – mogą zgadzać się
na dodatkowe zadania wykraczające poza ich kompetencje.. - Wykorzystywanie wszechstronności
Zdolni i elastyczni pracownicy mogą być nieświadomie obciążani dodatkowymi
zadaniami, ponieważ „dobrze sobie z tym radzą” i „zawsze można na nich liczyć”.
Takie umiejętności stają się pretekstem do przerzucania na nich coraz to nowych obowiązków. - Brak jasnych granic i problem z asertywnością
Brak poszanowania granic może się pojawić zarówno ze strony pracownika,
jak i przełożonego. Pierwszy nie potrafi lub nie wie, jak odmówić dodatkowych zadań,
a drugi – nie zdaje sobie sprawy z realnego obciążenia pracownika lub po prostu ignoruje jego granice. - Presja i kultura „zrób to” (toksyczne środowisko pracy)
W niektórych organizacjach panuje niepisana zasada, że na każdą prośbę należy
odpowiedzieć pozytywnie, niezależnie od obciążenia pracownika i jego priorytetów.
Odmowa może być postrzegana jako brak zaangażowania lub niekompetencja. - Redukcja etatów (“łatanie dziur”)
W sytuacji niedoborów kadrowych lub “cięcia kosztów” obowiązki zlikwidowanych
stanowisk mogą być rozdzielane między pozostałych pracowników. Dzieje się to
często bez adekwatnego dostosowania zakresów obowiązków, podniesienia
wynagrodzenia czy zapewnienia wsparcia.
Konsekwencje scope creep dla pracownika i organizacji
Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że „elastyczny i wszechstronny” pracownik to zaleta.
Bez wątpienia tak jest. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy dodatkowe zadania:
- są poza jego kompetencjami,
- nie idą w parze z dodatkowym wsparciem czy wyższym wynagrodzeniem,
- przesłaniają jego główne obowiązki,
- zwiększają presję, stres i frustrację.
Na zjawisku scope creep cierpi też cała organizacja, bo frustracja i przeciążenie jednostek
wpływają na efektywność zespołu. Mogą pojawiać się też błędy i niedokładności wpływające
na jakość usług oraz produktów. Poczucie niesprawiedliwości i nierównego obciążenia pracą
demotywuje cały zespół, a niezadowoleni i wypaleni pracownicy częściej odchodzą
-generując koszty rekrutacji i wdrożenia nowych osób.
Jak chronić pracownika przed scope creep?
Twoją rolą jako pracodawcy lub lidera zespołu nie jest tylko zlecanie zadań,
ale również ochrona granic i precyzyjne określanie roli zawodowej Twoich pracowników.
Co możesz zrobić, by uniknąć scope creep i idących za nim negatywnych konsekwencji?
- Zdefiniuj zakres obowiązków w sposób konkretny i zrozumiały
Opis stanowiska powinien jasno mówić, za co dana osoba odpowiada, a za co nie. - Unikaj ogólników typu „inne zadania zlecone przez przełożonego”
Jeśli już muszą się pojawić, powinny mieć ramy (np. czasowe lub tematyczne). - Regularnie przeglądaj zakres zadań z pracownikiem
Sprawdzaj, czy zadania się nie „rozrosły”, a także czy wszystkie z nich są na pewno
zgodne z kompetencjami i priorytetami. Badaj również obciążenie, nie zakładając z góry,
że ktoś „sobie poradzi”. - Wprowadzaj zmiany tylko za zgodą i z uzasadnieniem
Jeśli już musisz wprowadzić zmiany w zakresach obowiązków – nawet tymczasowe
– poinformuj o tym i uzyskaj akceptację pracownika przed ich wdrożeniem. Upewnij się,
że pracownik nie udziela zgody na rozszerzenie obowiązków pod presją. - Dopasuj zadania do kompetencji
Pamiętaj, że ludzie pracują najlepiej, gdy robią to, w czym są dobrzy.
Scope creep u pracownika – podsumowanie
Scope creep to zjawisko, które – choć wywodzi się ze świata projektów – ma bardzo realne
przełożenie na pracowników. Gdy obowiązki wymykają się spod kontroli,
odbija się to na efektywności oraz satysfakcji w pracy, a w dłuższej perspektywie – także na
wynikach całej organizacji. Dlatego pamiętaj, że pracownik, który zna swój zakres
i czuje się w nim bezpiecznie, to nie tylko lepszy specjalista – to także stabilny filar
dobrze funkcjonującej firmy.
Jeśli chcesz nauczyć się, jak budować firmę od podstaw w sposób świadomy, projektować
jej strukturę jako element strategii i jasno definiować zakresy odpowiedzialności — sprawdź
nasz kurs „Tworzenie firmy na nowo – czyli myślenie w kategoriach możliwości”.
To nie tylko narzędzie do lepszego zarządzania, ale przede wszystkim impuls
do stworzenia kultury opartej na empatii, odpowiedzialności i inspiracji.
Sprawdź więcej informacji na temat naszych kursów: jbskursy.pl
Powyższe podsumowanie ma charakter ogólny i dotyczy przepisów aktualnych na dzień publikacji artykułu. Jeśli masz pytania lub potrzebujesz wsparcia w konkretnej sprawie – skorzystaj z formularza kontaktowego.
