Wielu pracodawców motywuje swoich pracowników różnymi formami gratyfikacji pieniężnej. Często pojawiają się takie pojęcia jak premia uznaniowa oraz nagroda. Choć oba świadczenia mają charakter dodatkowy do wynagrodzenia, różnią się istotnie. W ostatnim okresie zapadł ciekawy i istotny wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego dotyczący możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych premii uznaniowej.
Premia a nagroda – czym się różnią?
Kodeks pracy nie zawiera definicji premii czy nagrody. W praktyce i orzecznictwie sądowym premia najczęściej uzależniona jest od spełnienia określonych i obiektywnych przesłanek, wyszczególnionych w osobnych regulaminach wynagradzania i premiowania. Zasady dotyczące przyznawania premii, jej wysokości a także jej pozbawienia bądź obniżenia pracodawca powinien określać w sposób precyzyjny i konkretny tak aby można było bez cienia wątpliwości ustalić, czy danemu pracownikowi przysługuje premia oraz jaka powinna być jej wysokość.
Nagroda z kolei to świadczenie całkowicie uznaniowe, które pracodawca przyznaje pracownikowi za szczególne osiągnięcia w pracy, nienaganną postawę lub inne zasługi, które wykraczają poza zwykłe wykonywanie obowiązków. Nagroda ma charakter bardziej formalny i często wiąże się z konkretnym, wyjątkowym zdarzeniem lub wynikiem. Przepisy prawa pracy przewidują możliwość przyznawania pracownikom nagród i wyróżnień za wzorowe wypełnianie obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości (art. 105 Kodeksu pracy).
Podstawowa różnica między premią a nagrodą polega na roszczeniu pracownika. O ile pracownik nie może skutecznie dochodzić wypłaty nagrody, o tyle w przypadku premii, jeśli spełnił określone kryteria (często bardziej sformalizowane), jego roszczenie może być uzasadnione.
Dlatego też czasami potocznie nazywana „premia uznaniowa”, którą pracodawca przyznaje bez określonych zasad i kryteriów jest, z punktu widzenia przepisów prawa pracy, nagrodą.
Premia uznaniowa a koszty uzyskania przychodów w CIT
Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych („Ustawa CIT”) definiuje koszty uzyskania przychodów jako koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.
Na podstawie przepisów Ustawy CIT nie ulega wątpliwości, że wynagrodzenia pracowników, zarówno podstawowe jak i zmienne, mogą stanowić koszty podatkowe. Wątpliwość może jednak powstać w przypadku gdy zasady wypłaty premii nie są jasno określone a przyznana kwota jest dość istotna w stosunku do wysokości wynagrodzenia podstawowego.
W ostatnim okresie Naczelny Sąd Administracyjny („NSA”) wydał ciekawy i istotny wyrok (sygn. II FSK 382/22) dotyczący właśnie zaliczania premii uznaniowych do kosztów podatkowych. W trakcie tego postępowania organy podatkowe (jak i sąd pierwszej instancji) uznały, że podatnik nie może zaliczyć do kosztów podatkowych wypłaconych udziałowcom premii uznaniowych gdyż m.in. spółka nie posiadała regulaminu wypłacania premii uznaniowej, czy też innego dokumentu określającego zasady jej przyznawania oraz wysokość premii uznaniowej wielokrotnie przewyższała wynagrodzenie główne.
Na szczęście dla spółki, w orzeczeniu tym NSA wskazał, że brak jasnych kryteriów w odniesieniu do premii uznaniowych nie może jednak per se wykluczać tego rodzaju świadczenia z kosztów podatkowych w rozumieniu art. 15 ust. 1 Ustawy CIT. Premię uznaniową, co do zasady, należy rozpatrywać jako jeden z instrumentów przedsiębiorcy, który ma chociażby motywować do podejmowania przez jej odbiorcę (pracownika, zleceniobiorcę) większych wysiłków, a przez to wiąże się z przychodem uzyskiwanym przez przedsiębiorcę. Przyznanie premii uznaniowej może zatem wiązać się zarówno ze zdarzeniami, które miały już miejsce (jak chociażby zwiększeniem przychodów przedsiębiorcy na skutek działania beneficjenta premii), jak i mniej uchwytnymi sytuacjami lub celami. Analizując to orzeczenie warto zwrócić uwagę, że sąd wskazał również, że spółka nie musi posiadać dokumentów regulujących szczegółowo zasady premii uznaniowych ale istotne jest aby istnienie tego rodzaju wynagrodzenia było określone w umowach z danych osobami, chociażby w sposób ogólny.
Podsumowanie
Biorąc pod uwagę powyższe wątpliwości oraz orzeczenie NSA, trzeba pamiętać, że w przypadku premii uznaniowej kluczowe jest udokumentowanie i wykazanie związku przyczynowo-skutkowego między jej wypłatą a osiągnięciem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem ich źródła. Dlatego też warto posiadać dokumentację potwierdzającą zasady przyznania premii uznaniowej, np. w zakresie wyników pracy pracownika.
Powyższe podsumowanie ma charakter ogólny i dotyczy przepisów aktualnych na dzień publikacji artykułu. Jeśli masz pytania lub potrzebujesz wsparcia w konkretnej sprawie – skorzystaj z formularza kontaktowego.
