Obowiązkowy KSeF – od 1 lutego 2026 r. duzi podatnicy, a od 1 kwietnia 2026 r. już prawie wszyscy przedsiębiorcy w Polsce będą musieli korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Jedynie w przypadku drobnych przedsiębiorców, u których wartość faktur wystawionych w danym miesiącu nie przekracza kwoty 10 tys. zł brutto, termin zostanie odroczony do 1 stycznia 2027 r.
Podpisana przez prezydenta ustawa kończy proces legislacyjny i nie pozostawia złudzeń – na przygotowania zostało już stosunkowo niewiele czasu. Wdrożenie KSeF oznacza nie tylko modernizację systemów księgowych i IT, ale także gruntowną reorganizację procesów biznesowych.
Jakie nowe obowiązki czekają przedsiębiorców? O tym w dzisiejszym artykule.
Dlaczego KSeF to rewolucja?
KSeF jest systemem, który zmieni sposób obiegu dokumentów, komunikacji z kontrahentami i rozliczenia transakcji. Będzie miał wpływ na główne obszary finansowe każdej działalności gospodarczej.
Z KSeF muszą korzystać także podmioty zagraniczne, chyba że nie mają w Polsce ani siedziby, ani stałego miejsca działalności. W praktyce jednak pojawiają się wątpliwości, jak dokładnie interpretować w tym przypadku pojęcie „stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej” – co potwierdza bogate orzecznictwo.
Dlatego też wdrożenie KSEF będzie wiązało się dla przedsiębiorców z:
- koniecznością określenia nowych procedur wystawiania i odbierania faktur,
- przeszkoleniem pracowników różnych działów (nie tylko księgowości),
- dostosowaniem systemów IT,
- zmianą zapisów w umowach handlowych i księgowych.
Dla wielu firm będzie to także okazja do przeprowadzenia audytu podatkowego i weryfikacji ryzykownych transakcji.
Wdrożenie KSeF nie musi być wyzwaniem ponad siły – w JB Solutions pomagamy przedsiębiorcom w audycie umów, procedur i dostosowaniu księgowości do nowych przepisów. Sprawdź naszą ofertę usług księgowych: Księgowość – JB Solutions
Umowy z kontrahentami – na co zwrócić uwagę?
KSeF wymusi również zmiany w relacjach z kontrahentami. Warto już teraz przeanalizować i dostosować zapisy dotyczące:
- Przekazywania danych do faktury – informacje od kontrahenta będą musiały trafiać wcześniej, ponieważ KSeF nie pozwala na antydatowanie dokumentów.
- Sposobu dostarczania faktur – dotychczas często były wysyłane e-mailem, po 1 stycznia 2026 r. jedynym kanałem komunikacji w tym zakresie będzie KSeF.
- Podstawy płatności – strony powinny ustalić, czy jedyną podstawą rozliczeń będzie faktura ustrukturyzowana. Brak takich zapisów może prowadzić do sporów, np. w przypadku faktury wystawionej poza systemem.
- Zakresu danych na fakturze – w szczególności pól opcjonalnych, które mają znaczenie przy automatyzacji obiegu dokumentów.
- Terminów płatności – przepisy wprowadzające KSeF odmiennie regulują moment wystawienia i otrzymania faktury, co trzeba odzwierciedlić w kontraktach.
Obieg faktur i dokumentów towarzyszących
Jednym z wyzwań będzie weryfikacja faktur zakupowych. Dotąd przedsiębiorcy otrzymywali je wraz z dodatkowymi dokumentami – protokołami odbioru, harmonogramami czy kosztorysami. W KSeF takie załączniki nie zawsze będą możliwe do dodania.
W niektórych branżach, np. budowlanej, konieczne może być utrzymanie podwójnego obiegu dokumentów – faktura będzie wystawiana i przesyłana poprzez KSeF, a protokół czy harmonogram prac będzie musiał być przesyłany poza systemem.
Podsumowanie
Obowiązkowy KSeF to jedna z największych zmian w polskim systemie podatkowym ostatnich lat. Firmy, które rozpoczną przygotowania odpowiednio wcześnie, mogą nie tylko sprawnie wdrożyć nowe rozwiązania, ale także uporządkować procesy, ograniczyć ryzyka i zyskać przewagę konkurencyjną. Dlatego warto już teraz skorzystać z pomocy profesjonalistów, aby wdrożenie KSeF w firmie przebiegło sprawnie i bez zbędnych niespodzianek.
Powyższe podsumowanie ma charakter ogólny i dotyczy przepisów aktualnych na dzień publikacji artykułu. Jeśli masz pytania lub potrzebujesz wsparcia w konkretnej sprawie – skorzystaj z formularza kontaktowego.
