Dotychczas pracodawcy mieli obowiązek przechowywania papierowych kopii zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych, nawet jeśli dokumenty były składane elektronicznie. Wymóg ten dotyczył m.in. formularzy ZUA, ZZA, ZCNA czy ZWUA i wiązał się z koniecznością archiwizacji dokumentów przez 5 lat. To jednoznaczny koniec papierowych zgłoszeń do ZUS i krok w stronę uproszczenia obowiązków administracyjnych.
Nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych uchyla ten przepis – oznacza to, że pracodawcy nie będą już musieli dublować dokumentacji. Zmiana obejmie również zgłoszenia dokonane w przeszłości.
Jak było do tej pory?
Dotychczasowe przepisy wymagały, aby płatnik składek, który zgłaszał pracownika do ubezpieczeń elektronicznie, posiadał także papierową kopię zgłoszenia podpisaną własnoręcznie przez pracownika i przechowywał ją przez 5 lat. Chociaż dane trafiały bezpośrednio do systemów ZUS, przedsiębiorcy byli zobowiązani przez ustawodawcę do gromadzenia papierowych wersji tych dokumentów, co generowało dodatkowe koszty i zajmowało miejsce w archiwach.
Co zmienia nowelizacja?
Nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych uchyla art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i znosi obowiązek gromadzenia papierowych kopii zgłoszeń elektronicznych. Od wejścia tej nowelizacji w życie pracodawcy nie będą już musieli dublować dokumentacji.
Co więcej, ustawodawca przewidział, że zmiana dotyczy również zgłoszeń sprzed wejścia w życie nowych regulacji. To korzystny dla przedsiębiorców krok w stronę pełnej cyfryzacji rozliczeń z ZUS, a zarazem koniec papierowych zgłoszeń do ZUS jako niepotrzebnego obciążenia biurokratycznego.
Jeżeli chcesz, aby Twoja firma w pełni wykorzystała możliwości cyfrowych rozwiązań w obszarze kadr i płac – powierz obsługę kadrowo-płacową naszym specjalistom: Kadry i płace – JB Solutions
Kiedy przepisy wchodzą w życie?
Ustawa z dnia 12 września 2025 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oczekuje obecnie na podpis Prezydenta RP. Wejdzie w życie 14 dni po publikacji w Dzienniku Ustaw.
Powyższe podsumowanie ma charakter ogólny i dotyczy przepisów aktualnych na dzień publikacji artykułu. Jeśli masz pytania lub potrzebujesz wsparcia w konkretnej sprawie – skorzystaj z formularza kontaktowego.
