Co powinien wiedzieć każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej i na jakie potrzeby może odpowiedzieć outsourcing kadrowy?
Standardy przechowywania dokumentacji pracowniczej
Dokumenty te mogą być przechowywane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, pod warunkiem, że zapewniona jest ich autentyczność, integralność i dostępność przez wymagany okres.
Ważne jest również, aby dokumentacja była chroniona przed nieuprawnionym dostępem oraz uszkodzeniem lub zniszczeniem – rekomendowanym rozwiązaniem jest trzymanie jej w zamykanych na klucz szafach, stojących w suchym i niezawilgoconym miejscu.
Jeżeli dokumentacja pracownicza jest przechowywana elektronicznie, np. w formie e-Teczki, niezbędne jest odpowiednie zabezpieczenie serwerów, tak aby zminimalizować ryzyko niekontrolowanego wycieku danych osobowych pracowników.
Jak długo przechowuje się dokumentację dotyczącą pracowników?
Akta osobowe pracowników zatrudnionych:
- po 31 grudnia 2018 roku: przechowuje się przez 10 lat od ustania zatrudnienia,
- przed 1 stycznia 2019 roku: przechowuje się przez 50 lat, licząc od zakończenia roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł.
Dokumenty płacowe (np. listy płac, deklaracje ZUS, dokumenty związane z naliczaniem wynagrodzeń) należy przechowywać przez 10 lat, chyba że dotyczą pracownika zatrudnionego przed 1 stycznia 2019 roku, za którego nie złożono raportu ZUS RIA – w takim przypadku okres przechowywania wynosi 50 lat.
Właściwy czas przechowywania dokumentacji kadrowo – płacowej chroni pracodawcę przed ewentualnymi roszczeniami ze strony byłych pracowników oraz kontrolami organów państwowych.
Utylizacja dokumentacji kadrowo-płacowej
Po upływie wymaganych okresów przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej, konieczne jest jej odpowiednie zniszczenie. Przepisy nie precyzują konkretnego trybu utylizacji, jednak kluczowe jest zabezpieczenie danych osobowych i wrażliwych.
Dokumenty powinny być niszczone w sposób, który uniemożliwia ich odtworzenie lub ujawnienie – w tym zakresie najlepiej sprawdzają się usługi profesjonalnych firm specjalizujących się w niszczeniu dokumentacji, z którymi współpracują m.in. biura księgowo-doradcze.
Warto zadbać o to, aby prawidłowo utylizować dokumenty kadrowo-płacowe – chroni to interesy zarówno firmy, jak i jej pracowników.
Jak outsourcing kadrowy może odciążyć przedsiębiorcę?
Outsourcing kadrowy polega na przekazaniu zewnętrznej firmie specjalistycznej obsługi spraw kadrowo-płacowych. Usługa ta obejmuje m.in. prowadzenie akt osobowych, przygotowanie list płac, naliczanie wynagrodzeń oraz raportowanie do odpowiednich instytucji (ZUS, Urząd Skarbowy). Odpowiedzialność za te zadania leży wówczas po stronie dostawcy usług, co odciąża wewnętrzny dział kadr w organizacji.
Zalety outsourcingu kadrowego
- Bezpieczeństwo: Firmy specjalizujące się w outsourcingu kadrowym są na bieżąco z aktualnymi przepisami prawa pracy, co minimalizuje ryzyko błędów i ewentualnych sankcji. Dokumentacja jest przechowywana zgodnie z obowiązującymi normami i standardami.
- Dostęp do nowoczesnych technologii: Profesjonalne firmy outsourcingowe inwestują w zaawansowane systemy IT, które zapewniają automatyzację procesów i łatwiejszy dostęp do dokumentacji. Zabezpieczenia techniczne są na najwyższym poziomie, co daje pewność, że dane pracownicze są odpowiednio chronione.
- Transparentność i pełna kontrola: Choć obsługa jest realizowana na zewnątrz, klienci mają pełny wgląd w działania związane z payroll i kadrami. Nowoczesne systemy raportowania zapewniają przejrzystość i umożliwiają bieżący monitoring.
Czy są jakieś wady?
Koszty usług dodatkowych: W przypadku outsourcingu istnieje większe ryzyko pojawienia się dodatkowych opłat za usługi poza standardowym zakresem umowy. Można je jednak zminimalizować, jeżeli wybrana firma outsourcingowa posiada elastyczny pakiet usług, który dostosowuje do aktualnych potrzeb danego przedsiębiorstwa.
Kontrola nad procesem: Przedsiębiorca przekazujący zadania z zakresu obsługi kadrowo-płacowej oraz payroll traci bezpośrednią kontrolę nad tymi procesami. Jeśli jednak współpracuje z doświadczonym biurem zajmującym się outsourcingiem, posiadającym zaawansowane systemy kontroli jakości oraz wysoko wyspecjalizowaną kadrę, to zaoszczędzony w ten sposób czas może poświęcić na realizowanie celów strategicznych firmy i na jej rozwój.
Powyższe podsumowanie ma charakter ogólny. Outsourcing kadrowy oraz payroll to inwestycja w bezpieczeństwo i sprawność funkcjonowania przedsiębiorstwa. Skontaktuj się z nami – Twoja dokumentacja pracownicza będzie w dobrych rękach!
