Pracodawcy coraz częściej chcąc zachęcić i zmotywować pracowników starają się zapewnić różnego rodzaju świadczenia. Świadczenia te mogą być finansowe zarówno ze środków obrotowych ale również ze specjalnie przeznaczonego do tego zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS).
Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca stosownie do swoich możliwości i warunków, powinien zaspakajać bytowe, socjalne i kulturalne potrzeby pracowników. Nie jest to obowiązek bezwzględny, jego realizacja uzależniona jest od możliwości konkretnego pracodawcy. Jednakże swoboda ta jest częściowo ograniczona przez przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych („Ustawa ZFŚS”).
Kto ma obowiązek utworzenia ZFŚS?
Zgodnie z art. 3 Ustawy ZFŚS zobowiązany do utworzenia ZFŚS jest pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników.
Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzy ZFŚS na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Jeżeli zakładowa organizacja nie wystąpi z wnioskiem, pracodawca zwolniony jest z obowiązku tworzenia ZFŚS. W tej sytuacji ma obowiązek poinformowania pracowników o rezygnacji z utworzenia funduszu do 31 stycznia danego roku.
Liczbę zatrudnionych pracowników w obu przypadkach określa się według stanu na dzień
1 stycznia danego roku w przeliczeniu na pełne etaty. Nie przeprowadza się weryfikacji liczby zatrudnionych osób w trakcie roku. Zmiana liczby pracowników w trakcie roku nie wpływa
na obowiązek utworzenia funduszu w trakcie danego roku.
Oczywiście, z punktu widzenia przepisów Ustawy ZFŚS, nie ma przeszkód aby również mniejsi pracodawcy utworzyli dobrowolnie ZFŚS w swoim zakładzie pracy.
Środki ZFŚS są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym i nie podlegają egzekucji, z wyjątkiem przypadków, gdy egzekucja jest prowadzona w związku z zobowiązaniami funduszu (art. 12 Ustawy ZFŚS).
Co z pracodawcami, którzy nie są zobligowani do utworzenia ZFŚS?
W takiej sytuacji pracodawcy zobligowani są do wypłaty świadczenia urlopowego (chyba, że zawiadomią odpowiednio pracowników o niewypłacaniu takiego świadczenia). Jest ono wypłacane każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Wypłata świadczenia musi zostać dokonana najpóźniej w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego.
Czy pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników może nie tworzyć ZFŚS?
Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty) mogą nie tworzyć ZFŚS pod warunkiem jednak, że odpowiednie postanowienie w tym zakresie zostanie zawarte w zakładowym układzie zbiorowym pracy, lub w przypadku jego braku, regulaminie wynagradzania (art. 3 ust. 3b Ustawy ZFŚS). Zapis taki powinien zostać uzgodniony z zakładową organizacją związkową, lub w przypadku jej braku, z przedstawicielem pracowników (art. 4 Ustawy ZFŚS).
Zalety ZFŚS
Warto pamiętać, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.
Dlatego też, z racji specyfiki ZFŚS, świadczenia z tego funduszu mogą korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych (pisaliśmy o tym na naszym blogu 3 września br.) jak również ze składek na ubezpieczenia społeczne (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).
Odpowiedzialność za niewykonywanie Ustawy ZFŚS
Zgodnie z przepisami Ustawy ZFŚS kto, będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym, w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy, nie wykonuje przepisów Ustawy ZFŚS albo podejmuje działania niezgodne z przepisami tejże ustawy, podlega karze grzywny.
Niniejsze podsumowanie ma charakter ogólny. W przypadku zainteresowania poszczególnymi zagadnieniami prosimy o kontakt.
