Okres świąteczny sprzyja obdarowywaniu pracowników różnymi prezentami okolicznościowymi. Pracodawcy muszą jednak pamiętać, że każde świadczenie na rzecz pracownika może powodować określone skutki podatkowe. Dlatego też każdorazowo przyznając prezent pracownikowi należy zastanowić się czy po stronie pracownika powstanie przychód z tego tytułu czy też może prezent taki stanowi dla pracownika darowiznę.
Co istotne powyższe rozróżnienie jest niezwykle istotne zarówno dla pracownika jak i pracodawcy gdyż wynikają z niego odmienne skutki podatkowe. Dostrzegając to zagadnienie i odpowiadając na pytania dziennikarzy Ministerstwo Finansów udzieliło 5 grudnia 2024 r. informacji, w której omówiono skutki podatkowe dla pracowników otrzymujących prezenty okolicznościowe („Informacja MF”).
Przychód ze stosunku pracy
Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych („Ustawa PIT”) za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności:
- wynagrodzenia zasadnicze,
- wynagrodzenia za godziny nadliczbowe,
- różnego rodzaju dodatki,
- nagrody,
- ekwiwalenty za niewykorzystany urlop,
- wszelkie inne kwoty (niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona),
- świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika,
- wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Powyższy przepis Ustawy PIT jest bardzo ogólny i dlatego też każde świadczenia na rzecz pracownika należy oceniać odrębnie. Nie ulega wątpliwości, że świadczenia przyznawane przez pracodawcę, które są związane z wykonywaniem obowiązków służbowych (np. zależą od zaangażowania pracowników lub od wyników świadczonej pracy) będą mieścić się w powyższej kategorii przychodów ze stosunku pracy. Pracodawca spełniając takie świadczenie powinien doliczyć jego wartość do przychodu i pobrać odpowiednią zaliczkę na podatek dochodowy.
Oczywiście, w określonych przypadkach pracodawcy mogą zastosować również zwolnienie od podatku, np. w zakresie określonych świadczeń otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych czy też świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji.
Prezenty okolicznościowe
Inaczej jednak należy traktować prezenty, które nie są związane z wykonywaniem obowiązków służbowych.
W Informacji MF wskazano, że w przypadku świadczeń w postaci drobnych upominków rzeczowych dla pracowników z okazji świąt, Dnia Dziecka, czy okoliczności takich jak narodziny dziecka, ślub pracownika, które przede wszystkim nie stanowią dla pracowników dodatkowej formy gratyfikacji za wykonaną pracę, ich otrzymanie nie skutkuje powstaniem przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 ustawy PIT, lecz ich przekazanie stanowi darowiznę.
Oznacza to, że w przypadku otrzymania takiego prezentu pracownik jest zobowiązany do zapłacenia samodzielnie podatku od spadków i darowizn a pracodawca nie ma obowiązków płatnika.
Takie też podejście najczęściej prezentuje również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydawanych interpretacjach, np. w interpretacji z 23 lutego 2024 r. (sygn. 0114-KDIP3-2.4011.1141.2023.1.JK3) organ potwierdził, że prezenty (np. walizki, plecaki, naczynia kuchenne, perfumy i inne kosmetyki, zegarki, sprzęt elektroniczny, czapki, kocyki, zabawki edukacyjne dla dzieci) z okazji:
- Świąt Bożego Narodzenia,
- Wielkanocy,
- ślubu,
- narodzin dziecka,
- przejścia na emeryturę,
- jubileuszu spółki,
- Mikołajek,
- Dnia Kobiet i Dnia Mężczyzny,
powinny być traktowane jak darowizny, niestanowiące przychodu na gruncie Ustawy PIT.
Prezent a koszt podatkowy
Kwalifikacja prezentów okolicznościowych dla pracowników jako darowizn ma również istotne znaczenie na gruncie kosztów podatkowych pracodawcy.
Otóż zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 14 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania
„darowizn i ofiar wszelkiego rodzaju, z wyjątkiem dokonywanych między spółkami tworzącymi podatkową grupę kapitałową, a także wpłat na rzecz Polskiej Organizacji Turystycznej, z tym że kosztem uzyskania przychodów są koszty wytworzenia lub cena nabycia produktów spożywczych, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku od towarów i usług, przekazanych na rzecz organizacji pożytku publicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, z przeznaczeniem wyłącznie na cele działalności charytatywnej prowadzonej przez te organizacje.”
W konsekwencji, w przypadku zakwalifikowania danego świadczenia dla pracownika jako darowizny, zastosowanie znajdzie wyłączenie z kosztów uzyskania przychodu, o którym mowa powyżej gdyż przepis ten wyłącza z kosztów podatkowych m.in. darowizny przekazane na rzecz osób fizycznych.
Powyższe podsumowanie ma charakter ogólny. Jeśli potrzebujesz szczegółowych informacji lub wsparcia w konkretnym przypadku, wypełnij formularz kontaktowy.
