Do kiedy należy udzielić pracownikowi urlopu?

Jak co roku, w związku ze zbliżającym się końcem września pracodawcy analizują czy pracownicy wykorzystali przysługujący im zaległy urlop. Dlatego też warto przypomnieć podstawowe zasady jego udzielania.

Kwestie wymiaru urlopu oraz zasady jego wykorzystania zostały określone w przepisach ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy („Kodeks pracy”), a dokładniej w art. 152-173 tejże ustawy.

Kiedy pracownikowi przysługuje urlop

Zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Co do zasady, urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, a przypadku gdy pracodawca nie ma obowiązku wprowadzenia planu urlopów, po porozumieniu z pracownikiem.

Co istotne, urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym w planie urlopów lub po indywidualnym porozumieniu, należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. W praktyce przyjmuje się, że dla zachowania powyższego terminu wystarczające będzie, jeżeli pracownik rozpocznie urlop do tego dnia, a zakończy go już po jego upływie.

Warto też podkreślić, że nieudzielenie zaległego urlopu do 30 września następnego roku nie powoduje, że pracownik traci do niego prawo. Co do zasady, pracownik może dochodzić swojego prawa do upływu okresu przedawnienia, tj. trzech lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.

Czy można zmusić pracownika do wykorzystania urlopu?

Jak wynika z powyższego, pracodawca i pracownik powinni ustalić termin wykorzystania urlopu i pracodawca nie może samowolnie narzucić pracownikom terminu wykorzystania urlopu. Jednakże, w praktyce zdarza się, że pracownicy (z różnych względów) nie wykorzystują urlopu w danym roku, co z kolei może powodować gromadzenie się zaległych dni urlopowych i stwarzać ryzyko dla pracodawcy zachowania ciągłości działalności oraz sankcji (o których poniżej).

Jeżeli do 31 grudnia danego roku pracownik nie wykorzysta urlopu za dany rok, to z dniem 1 stycznia kolejnego roku kalendarzowego urlop ten stanie się urlopem zaległym. W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się, że pracodawca może udzielić urlopu zaległego pracownikowi nawet bez jego zgody (wyrok Sądu Najwyższego z 24 stycznia 2006 r., I PK 124/05). Oznacza to, że jeżeli pracodawca i pracownik nie dojdą do porozumienia w zakresie terminu wykorzystania urlopu, pracodawca może odgórnie wyznaczyć pracownikowi termin wykorzystania zaległego urlopu a pracownik będzie zobowiązany wykorzystać urlop w terminie wskazanym przez pracodawcę.

Sankcje za nieudzielenie pracownikowi urlopu

Pracodawcy również powinni pamiętać o potencjalnych sankcjach za nieudzielenie pracownikowi urlopu.

Zgodnie bowiem z art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy kto, wbrew obowiązkowi nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Trzeba przy tym podkreślić, że kara ta będzie nałożona na pracodawcę albo osobę reprezentującą pracodawcę, którą może być dyrektor zakładu pracy lub każdy inny pracownik, który został upoważniony w tym zakresie do działania w imieniu zakładu pracy.

Niniejsze podsumowanie ma charakter ogólny. W przypadku zainteresowania poszczególnymi zagadnieniami prosimy o kontakt.